Підтвердження витрат пального: документи та порядок оформлення для перевірки

Витрати пального мають бути нормаовані, а норми закріплені в розпорядчому документі підприємства. Для підтвердженння роботи транспорту та техніки оформлюються первинні документи: для траспортних засобів це зазвичай подрожній лист, форма якого озробляється та затвреджується підприємством, для іншої техніки - журнал обліку роботи. Для техніки, для якох встановлені лінійні норми, логічніше використовувати подорожній лист, для тезніки, облік роботи якох ведеться в мото-годинах - журнал або відомість обліку.

Це загальні правила, розглянемо їх у контексті даного випадку.

Для підтвердження витрат дизельного пального (ДП) керуватись нормами податкового та бухгалтерського обліку, а також первинними документами.

По-перше, в Україні не існує нормативно-правового акта, який би встановлював обов’язкові норми витрат ПММ для сільгосптехніки. Водночас підприємство має право самостійно розробляти внутрішні норми витрат, зокрема на підставі:
– методичних збірників НДІ «Украгропромпродуктивність» (постанова КМУ від 01.07.2002 р. № 873);
– результатів хронометражних спостережень;
– GPS/GPRS-систем обліку витрат пального;
– або ж запозичених норм із будівельної або дорожньо-будівельної сфери (ДБН В.2.8-12-2000, накази № 9, № 156), хоча вони мають рекомендаційний характер.

Для цілей оподаткування ПДВ витрати на пальне мають бути економічно обґрунтованими і підтвердженими первинними документами, а понаднормативні витрати — виключаються з податкового кредиту (п. 198.5, п. 189.1 ПКУ). Це також підтримується судовою практикою (постанова ВС від 03.04.2018 р. № 817/1429/16).

Документами, які підтверджують витрати ДП, є:
– обліковий лист тракториста-машиніста (форма № 67 або № 67-Б);
– дорожній лист трактора (форма № 68), затверджені наказом Мінсільгоспу СРСР № 269-2;
– лімітно-забірна картка (форма № ВЗСГ-1 – додаток до Методрекомендацій № 929 від 21.12.2007);
– звіт GPS-системи обліку пального;
– звіт про рух ПММ на складі.

Якщо підприємство користується системою GPS-контролю, дані про витрати ДП із неї можуть застосовуватись для обліку. Однак з огляду на похибку вимірювання ±2%, доцільно паралельно встановити норми і затвердити їх наказом керівника, що відповідає вимогам п. 2.4 і 2.7 Положення №88 (наказ Мінфіну від 24.05.1995).

Щодо форми затвердження лімітів: вони можуть бути встановлені в розрізі сільгосптехніки, з урахуванням виду виконуваних робіт (оранка, сівба, обприскування тощо), а не в розрізі культур. Методика з еталонними гектарами і нормативами – необов’язкова, але її застосування можливе за наявності відповідного наказу (із власними коефіцієнтами).

У разі перевитрати пального необхідно з’ясувати причини:
– якщо об’єктивні (погодні умови, технічна несправність, зафіксована актом комісії), витрати можна віднести на рахунок 90 або 949;
– якщо з вини працівника – можливе утримання із зарплати або обкладення перевитрати ПДФО та військовим збором як додаткового блага (пп. 164.2.17 ПКУ).

У бухгалтерському обліку витрати на пальне обліковуються на субрахунку 203 «Паливо». Списання здійснюється:
– у межах норм: Дт 23 або 91 – Кт 203;
– перевищення, обґрунтоване: Дт 90 – Кт 203;
– перевищення, не обґрунтоване: Дт 947 – Кт 203;
– з нарахуванням ПДВ з умовного постачання: Дт 949 – Кт 643, з подальшим нарахуванням зобов’язань – Кт 641 (п. 198.5, п. 189.1 ПКУ).

Таким чином, для перевірки 2021 року підприємству потрібно:

Оформити облікові листи і дорожні листи на виконані роботи;
Підтвердити видачу ДП лімітно-забірними картками;
Затвердити наказом норми витрат ДП;
Обґрунтувати та документально підтвердити перевитрати, якщо вони були;
Провести коректне списання в обліку і при необхідності — нарахувати ПДВ.

Раді допомогти, звертайтесь ще!