Згідно з пп. 170.9.1 ПКУ фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

При цьому посвідчення про відрядження було скасовано наказом Мінфіну від 21.06.2011 № 738. Відтоді, посвідчення про відрядження оформляти не потрібно. І воно не вважається підтвердженням перебування працівника у відрядженні, навіть у разі добровільного його оформлення на підприємстві.

Оформлення будь-якого відрядження відбувається наказом про відрядження, а після повернення з відрядження працівники мають надати документальні докази перебування у відрядженні, на підставі яких добові відшкодовуються без оподаткування ПДФО та ВЗ. Без таких доказів добові будуть оподатковуваним доходом ПДФО та ВЗ.

Не виплачувати добові взагалі не можна - це буде порушенням ст. 121 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n719).

Щодо оформлення таких поїздок відрядженням чи роз’їзним характером роботи роботодавець має визначитись самостійно.

Відрядження - це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, установи, організації для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи.
Якщо специфіка роботи працівника полягає у постійних роз’їздах, кожну таку поїздку вважати відрядженням недоцільно, натомість рекомендуємо встановити працівнику роз’їзний характер роботи і призначити відповідну доплату.
Поняття "роз’їзного характеру роботи" в українському законодавстві не врегульовано.

У Листі від 17.11.2006 № 307/13/133-06 (https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v0307203-06#Text) Мінпраці констатувало, що підприємство самостійно вирішує доцільність встановлення та розмір надбавок (польового забезпечення) до тарифних ставок і посадових окладів працівників, робота яких виконується вахтовим методом, постійно проводиться в дорозі або має роз'їзний (пересувний) характер робіт.

Перелік працівників, яким встановлюється зазначена надбавка, а також її розмір встановлюється підприємством самостійно.

Виходячи з цього, на нашу думку, кожен роботодавець має можливість самостійно вирішувати, що вважати роз’їзним характером роботи, кому встановлювати відповідну доплату і за які дні рахувати. Ці питання прописуються у колективному договорі, а за його відсутності - у положенні про оплату праці чи окремому наказі роботодавця або індивідуальному трудовому договорі.

Порядок нарахування доплати за роботу в дорозі доцільно прописати у локальному нормативному акті роботодавця: колективному договорі, положенні про оплату праці, правилах внутрішнього трудового розпорядку. Більш прийнятним виглядає варіант нарахування такої доплати тільки за дні роботи в дорозі, але остаточний варіант затверджує роботодавець самостійно. Як, власне, і розмір такої доплати і порядок виплати (можна один раз на місяць, а можна і кілька).

Раді допомогти, звертайтесь ще!