Рух коштів по картці ключ до рахунку підприємства повинен відбуватися у відповідності до належно засвідчених підстав, такі підстави можуть бути, зокрема:

• Витрати, пов’язані з основною діяльністю підприємства (купівля товару, розрахунки з постачальниками).
• Представницькі витрати (офіційні прийоми, культурні програми).
• Витрати на відрядження по Україні та за кордон (бронювання номерів у готелі, купівля квитків, оренда авто тощо).
• Господарські купівлі (канцтовари, оргтехніка, меблі, бензин тощо).

Строк подачі авансового звіту – це місяць, який наступний за місяцем, у якому працівник завершує (оновлений пп. 170.9.3 ПК): виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти або електронні гроші під звіт. Авансовий звіт не подається, крім випадків, що описані в п.170.9.4

"У разі якщо під час відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував платіжні інструменти, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових витрат та за відсутності оподатковуваного доходу, звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, не складається і не подається."

Отже, якщо кошти витрачені правомірно, авансовий звіт в даному випадку не подається. Тільки якщо вважати, що ці кошти зайво витрачені, і директор буде їх повертати - тоді авансовий звіт згідно 170.9.4 потрібний.

Оскільки мало місце відрядження - директор має надати підтверджучий документ готелю рахунок, інвойс, чи чек. . Також надається виписка, але оскільки картка- ключ прив'язана до рахунку підприємства, виписка і так є наявною. Щодо валюти:

Ви можете здійснювати розрахунки з нерезидентом за допомогою електронного платіжного засобу за умови, що сума кожної операції не перевищує еквівалент 400 тис. грн в один операційний день за одним договором (п. 321 Положення № 2, п.п. 2 п. 109 Положення № 5).

Оскільки корпоративна картка гривнева, банк автоматично конвертує суму оплати в необхідну іноземну валюту. У витрати попадає фактично списана банком сума. Дт3721 Кт311, Дт91-94,23 Кт3721

Якщо директор не використав аванс, наданий йому на особисту карту, терміни повернення звичайні : до кінця місяця, який слідує за місцем закінчення відрядження. Якщо він використав також і ці кошти та підтвердив документально (крім добових), то проблем немає.

Раді допомогти, звертайтесь ще!