Заголовок тимчасово відсутній

Якщо основною метою є покладення на підприємство витрат з обслуговування автомобіля, існує два варіанти:

Оформити договір оренди, який має бути оплатним і завіряється у нотаріуса відповідно до статті 799 Цивільного кодексу України (ЦКУ).
Оформити договір позички, який може бути безоплатним. Нотаріальне посвідчення такого договору не є обов'язковим згідно з частиною четвертою статті 828 ЦКУ.
В обох випадках підприємство бере на себе витрати (пальне, технічне обслуговування, поточні ремонти), оскільки відповідно до ЦКУ до договору позички застосовуються ті самі положення, що й до оренди. Податковий кредит з ПДВ за цими витратами залишається у підприємства, якщо автомобіль використовується у господарській діяльності.

Звісно, необхідно:

встановити норми використання пального,
вести подорожні листи,
списувати пальне відповідно до встановлених норм.

У разі укладення договору оренди орендна плата оподатковується податком на доходи фізичних осіб (ПДФО) та військовим збором. Вона є окремим видом доходу, відмінним від заробітної плати, і в формі 4ДФ зазначається з ознакою доходу "127". При договорі позички компенсацій немає, отже немає і оподаткування. В обох догворах підприємство самостійно здійснює витрати (в окремих випадках здійснює їх через підзвітну особу та компенсує, так само як і витрати на авто підприємства, які здійснив водій при виконанні службового завдання). Необхідні підтвердження щодо використання авто в господарській діяльності.

Є й інший варіант, при якому всі витрати здійснює власник. Юридична особа може укласти із своїм працвником (в тому числі директором) угоду про використання автомобіля у господарській діяльності та компенсувати йому таке використання узгодженою сумою. Така сума підлягатиме оподаткуванню : ПДФО та військовий збір. В рідку в додатку 4ДФ заначається з однакою 126. В додатку Д1 не відображається. ЄСВ на таку компенсацію не нараховується, бо сума компенсації за використання автомобіля працівника в господарській діяльності підприємства не входить до фонду оплати праці, (Інструкція зі статистики заробітної плати №5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0114-04#Text, Перелік 1170 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1170-2010-%D0%BF#Text). Але, зауважте, мова йде саме про грошову компенсацію, юридична особа не має права заправляти авто працвника своїм пальним, картками, або компенсувати саме пальне за чеками - тому що в такому випадку відбуватиметься передача пального без ліцензіїї, що є порушенням. Отже, всі компенсаціїї мають бути в грошовій формі, а визначення їхної суми може спиратися на договірні дані, що базуються на реальних витратах працівника, але використовуються документи по цих витратах тільки для розрахунку компенсаціїї за угодою сторін, без оприбуткування отриманих послуг чи пального на підприємство. При цьому також мають бути підтвердження щодо використання авто в господарській діяльності для обгрунтування компенсаціїї - це підтверджують службові завдання, подрожні листи з зазначенням маршрутів та мети поїздки, накази та інші документи.

Раді допомогти, звертайтесь ще!