Облік програмного забезпечення: правила списання та відображення фінансів

Давайте розглянемо Ваші питання:

Оскільки ви придбали програмний продукт (ПП) на невизначений строк, це класичний нематеріальний актив (НМА). НП(С)БО 8 «Нематеріальні активи» (п. 4) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1018-10#n5 нематеріальний актив - немонетарний актив, який не має матеріальної форми та може бути ідентифікований;

1. Чи може сума «висіти» на 15 рахунку? Ні, не може, якщо програма вже почала використовуватися хоча б однією особою.
   Згідно з Методрекомендаціями з бухобліку НМА (наказ МФУ №1327) https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v1327201-09#n30 , об'єкт визнається активом, коли він готовий до використання. Оскільки 3 особи вже працюють, об'єкт вважається введеним в експлуатацію в повному обсязі (12 700 грн). Резервні доступи — це просто невикористана потужність вашого активу, вони не ділять його на частини.
2. Як вирахувати суму на списання (амортизацію)? Для НМА з невизначеним строком використання є два варіанти за НП(С)БО 8:

* Якщо строк використання справді неможливо визначити, амортизація не нараховується НП(С)БО 8 (розділ 4 п. 2) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1018-10#n64 .

* Ви самостійно встановлюєте «очікуваний строк використання» наказом по підприємству (наприклад, 5 років) Згідно з розділом 4 НП(С)БО 8. Тоді 12 700 грн ділите на 60 місяців = 211,67 грн/міс. Ця сума йде на витрати (92 або 91 рахунок). НП(С)БО 8 (розділ 2, п.4)

Для нематеріальних активів (рахунок 12) не існує вартісного порогу (як 20 000 грн для основних засобів).
Навіть якщо програма коштує 1 000 грн, вона все одно обліковується на 127 рахунку.
Вартісна межа (МНМА) стосується лише матеріальних активів. Програмне забезпечення — це право інтелектуальної власності, тому воно завжди НМА.

Бухгалтерські проводки:

Дт 154 - Кт 631 - 12 700 грн (купівля ліцензії).
Дт 127-— Кт 154 - 12 700 грн (введення в експлуатацію всієї суми одним Актом).
Дт 92 - Кт 133 - щомісячна амортизація (якщо встановили строк використання).

Раді допомогти, звертайтесь ще!