Заголовок тимчасово відсутній

Краще таких ситуацій не допускати.

Законодавство України, зокрема Закон України "Про електронні довірчі послуги" та Податковий кодекс України, визначає основні вимоги до електронних документів і підписів. Відповідь на ваше питання залежить від кількох ключових факторів:

1. Чи допускається різниця між підписантом і відповідальною особою?
Зазначення ПІБ іншої відповідальної особи в електронному документі не є автоматичним порушенням, якщо:У організації існує внутрішній порядок делегування повноважень (наприклад, наказ про уповноваження особи на підписання документів).
Підписант (особа, яка підписала документ електронним підписом) має відповідні повноваження, навіть якщо не є відповідальною особою, зазначеною в документі.

2. Чи визнають такий документ під час перевірки?
Податкові органи можуть перевіряти електронні документи з погляду їх юридичної сили. Основними критеріями є:Наявність електронного підпису, який відповідає вимогам законодавства (КЕП чи удосконалений ЕЦП).
Повноваження підписанта, які мають бути підтверджені внутрішніми документами (наказом, довіреністю тощо).
Якщо повноваження особи, яка підписала документ, можуть бути доведені, а документ відповідає всім іншим вимогам (включаючи коректність заповнення реквізитів), такий документ є дійсним і має визнаватися при перевірці.

3. Чи є це суттєвим порушенням?
Не є суттєвим порушенням, якщо:

Підписант має юридичні підстави для підпису.
Зміст документа відповідає фактичним обставинам господарської операції.
Документ має необхідні реквізити відповідно до ст. 9 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні".
Може бути проблемою, якщо:

Підписант не мав повноважень або немає належного підтвердження цих повноважень.
Немає внутрішніх документів, що пояснюють делегування відповідальності.

Раді допомогти, звертайтесь ще!