Заголовок тимчасово відсутній

Особова справа — це сукупність документів, в яких відображені відомості про біографічні дані особи та її трудову діяльність на підприємстві.

Категорії працівників, для яких особові справи ведуть в обов’язковому порядку, визначають відповідно Переліку № 578/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#n14. Норми, встановлені Переліком № 578/5, поширюються на підприємства, установи, організації всіх форм власності.

Зокрема, поз. 493 та 495 підрозділу 6 «Робота з кадрами» Переліку № 578/5 встановлює строк зберігання особових справ таких категорій працівників:

керівників організацій;
службовців;
професіоналів;
фахівців;
працівників громадських організацій;
сумісників.
Для визначення категорії працівника дивіться на першу цифру коду посади за КП у штатному розписі. Якщо код професії починається із цифр 1 – 4, обов’язково формуйте особову справу. Тобто, для працівників робітничих професій необов’язково вести особову справу. Проте все ж радимо її оформити, адже в працівника можуть бути пільги, які треба ураховувати, приміром, при наданні відпусток (встановлена група інвалідності, посвідчення потерпілого від аварії на ЧАЕС або учасника бойових дій, неповнолітні діти або дитина з інвалідністю тощо). Для підтвердження такої інформації про себе працівник має надати копії відповідних документів, які зручно зберігати саме в його особовій справі.

Правила формування особової справи працівників усіх підприємств (крім держслужбовців) визначає пункт 12 глави 2 розділу IV Правил № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2232-12#n162.

До особової справи додаються такі документи:

1. Внутрішній опис особової справи

2. Заява про прийняття на роботу, письмовий трудовий договір (контракт)

3. Копія наказу про прийняття на роботу або витяг зі зведеного наказу

4. Особовий листок з обліку кадрів

5. Доповнення до особового листка з обліку кадрів

6. Автобіографія

7. Копія паспорта

8. Копія облікової картки платника податків (за наявності)

9. Копія військового квитка, тимчасового посвідчення або приписного свідоцтва (за наявності)

10. Копії документів про освіту

11. Копії документів про науковий ступінь, вчене звання

12. Копії документів, що є підставами для надання пільг

13. Заява про переведення на іншу роботу (посаду)

14. Копія наказу про переведення на іншу роботу (посаду) або витяг зі зведеного наказу

15. Заява про прийняття за сумісництвом

16. Копія наказу про прийняття за сумісництвом або витяг зі зведеного наказу

17. Заява про зміну біографічних даних

18. Копії документів (наказ) про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові)

19. Характеристики

20. Копії документів про підвищення кваліфікації

21. Копії документів про стажування

22. Копії документів про заохочення (нагородження, преміювання)

23. Документи з атестації

24. Заява про звільнення

25. Копія наказу про звільнення (витяг зі зведеного наказу)

Прямої відповідальності за неведення або порушення порядку ведення особової справи законодавством не встановлено, якщо ви не мали на увазі "особову картку форми П-2".

Раді допомогти, звертайтесь ще!