Заголовок тимчасово відсутній

Для впровадження електронного документообігу підприємство повинне самостійно розробити порядок такого документообігу, ураховуючи як особливості ведення бізнесу (наприклад, порядок приймання вхідної кореспонденції, обробки, перевірки електронних документів), так і загальні для всіх законодавчі вимоги до створення, отримання, обробки та зберігання електронних документів.

У законодавстві України немає обмежень щодо використання на підприємстві єдиної програми, яка дозволяє створювати електронні документи. Так, для організації внутрішнього електронного документообігу підприємству достатньо придбати спеціальне програмне забезпечення для генерації електронних підписів.

При організації будь-якого документообігу рекомендуємо ввести для електронних документів такі додаткові реквізити: відмітку про користування документом із зазначенням посадової особи, яка відкрила документ, дати та часу користування; відмітку про зміну документа із зазначенням даних співробітника, дати та часу, а також інформації про те, що саме було змінено в документі; посилання на супровідні документи. Зауважимо, що це далеко не повний перелік і підприємство може самостійно розробляти список додаткових реквізитів залежно від специфіки своєї діяльності, а також з урахуванням побажань керівництва підприємства про збереження комерційної таємниці.

Щоб організувати внутрішній електронний документооборот
В першу чергу слід вибрати електронну систему документообігу, які вже є на ринку. Рекламувати конкретну не будемо. Однак слід зважити на те, що повнофункціональні системи є платними. Безплатні версії також існують, але вони досить обмежені, наприклад зберігають документи лише протягом певного часу.

Після вибору системи слід визначитися з таким:

• які саме господарські операції переводяться на електронний документообіг;
• перелік електронних документів;
• розробити внутрішнє положення про електронний документообіг. У ньому зокрема врахувати необхідність додаткових реквізитів в електронних документах, порядок виправлення помилок і правила електронного документообігу (див. про них далі);
• визначитися щодо питання умов визнання електронного документа відправленим. За загальним правилом час відправлення – це дата та час, коли відправлення документа вже не може бути скасованим (ст. 10 Закону № 851).

Щодо застосування електронного документообігу з зовнішніми партнерами – потрібно врахувати вже існуючі договори з партнерами та бажання самих партнерів.

Щоб організувати зовнішній електронний документооборот
При використанні електронних документів в обігу зі своїми зовнішніми партнерами, наприклад покупцями та продавцями, краще попередньо у договорі прописати такий варіант документообігу. Справа в тому, що використання електронного підпису допускається у випадках, які визначені законом або ж за письмовою угодою сторін (ч. 3 ст. 207 ЦК). Якщо господарський договір про поставку уже був укладений і використовуються паперові документи, то завжди можна укласти додаткову угоду до договору. Необхідно це, аби у разі спірної ситуації електронні документи могли бути використані як беззаперечний доказ у суді. При цьому зверніть увагу:

• юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму (ст. 8 Закону № 851). Однак суд може апелювати до того, що застосування електронної форми є зміною умов договору, а це може бути лише у тій самій формі, у якій такий договір укладався, тобто паперовій (є постанова ВСУ від 28.12.2019 р., ЄДРСР, № 86717260). Таким чином, може виникнути спірна ситуація;
• якщо у договорі не вказано прямо про можливість використання електронних документів, то контрагент може завжди вимагати надання паперових документів, адже далеко не всі контрагенти хочуть використовувати електронні системи документообігу, аби приймати ці електронні документи. І відмовити партнеру у такій вимозі – не можна, слід надати паперові документи, так як це є обов’язком підприємства (див. ч. 6 ст. 9 Закону про бухоблік);
• навіть якщо в договорі (угоді) є домовленості про електронний документообіг партнер усе одно може вимагати надання паперової копії електронного документа (ч. 6 ст. 9 Закону про бухоблік). Одна такий документ у такому разі матиме статус лише копії, а не оригіналу.

Раді допомогти, звертайтесь ще!