Заголовок тимчасово відсутній

Вітаю!Компанія(м.Київ) планує для своїх працівників організувати захід,який включає підсумкові збори та тренінг.Місце проведення м.Львів, в готелі термін 4 дні.Послуги з бронювання готельних номерів,оренди конференцзали-надає інша компанія. Працівникам оформлюємо відрядження. Якими документами можна підтвердити фактичне перебування працівника у відрядженні?
1. Чи достатньо для визначення суми добових Наказу про відрядження та рахунків-ваучерів про бронювання готелю?
2. Чи може бути підтвердним документом – Посвідчення про відрядження з печаткою готелю ?
– Посвідчення про відрядження з печаткою компанії постачальника послуг з організації заходу (але на печатці компанії зазначено м.Київ)?

КК

Каріна, консультант

експерт

07.12.2023 | 12:17

Очікує відповідь

1.На нашу думку, для визначення суми добових достатньо наказу про відрядження. Саме в ньому вказується період відрядження «з...по…» включаючи день вибуття і прибуття, за які виплачуються добові (ч.2 ст.121 КЗпП - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n719).

2. Так, вважаємо, посвідчення про відрядження з печаткою готелю здатне підтвердити факт перебування працівників у відрядженні, з метою неоподаткування всієї суми добових ПДФО та ВЗ.
Адже відрядження відбуватиметься у Львові, у готелі, тому на посвідченні, вважаємо, має бути печатка готелю, як приймаючої сторони.
Посвідчення про відрядження з печаткою компанії постачальника послуг з організації заходу (на печатці компанії зазначено м.Київ), при перевірці може бути не прийнята, як підтвердний документ, у результаті чого контролери донарахують дохід працівнику у формі додаткового блага, і зобов’язання з ПДФО та ВЗ, а також штрафні санкції згідно зі ст.123 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n2416). Тому врахуйте це.
Із 01.04.2023 року фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні) – пп.170.9.1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965).
Якщо подібних документів не буде для підтвердження факту перебування працівника у відрядженні (у т.ч. у разі призупинення відрядження на період тимчасової непрацездатності), виплачені добові потрібно оподаткувати ПДФО та ВЗ.
І в пп.170.9.1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965) сказано «та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні» і «за наявності одного чи декількох документальних доказів».
Це на нашу думку, говорить про те, що документом, що підтвердить факт перебування у відрядженні, за відсутності документів на проживання, проїзд тощо може слугувати одне лише посвідчення про відрядження з печаткою приймаючої сторони (тієї, куди відряджено працівника).
Але посвідчення про відрядження, вважаємо, оформлювати не обов’язково, якщо є документи на транспорт чи проживання.
У разі, якщо, наприклад, працівник їде у відрядження службовим чи власним авто, і не ночуватиме в готелі, то такими документами, на нашу думку, може бути посвідчення про відрядження та (або) подорожній лист з роздруківкою з GPS-навігатора.

Раді допомогти, звертайтесь ще!