Заголовок тимчасово відсутній

Що стосується затвердження авансового звіту, то проставлення директором свого факсиміле у відповідній графі авансового звіту вважаємо цілком допустимим. Також немає заборони на паралельне використання власноручного підпису в такому документі.

У законодавстві відсутнє визначення факсиміле. Можливість використання факсимільного підпису надана згаданою вище ч. 3 ст. 207 ЦКУ.

Однак, існують дві умови:

1) це може бути у випадках, які встановлені законом або іншими актами цивільного законодавства, наприклад, постановами уряду, НБУ тощо;

2) або за письмової згоди сторін.

Аналогічна норма міститься і у ст. 12 Закону “Про електронну комерцію” від 03.09.2015 р. №675 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/675-19#Text).

Важливі висновки звідси – не можна використовувати факсиміле:

• для підпису первинного документа – якщо у наказі, який затверджує форму не допускається використання факсимільний підпис;

• у двосторонніх договорах, інших правочинах, актах, накладних – якщо між сторонами відсутня письмова оформлена згода на факсиміле;

• у внутрішньому документообігу підприємства – якщо на це немає певного внутрішнього положення, наказу тощо.

Увага: Для внутрішнього застосування факсиміле слід розробити внутрішнє Положення про документообіг/ Інструкція порядок використання факсиміле, де визначити правила використання факсимільного підпису.

Можна використовувати у наступних документах:

• товаро-транспортних накладних – лист ДФС від 04.09.2015 р. № 18936/5/99-99-10-03-02-15. Податківці теж вказують на обов’язковість письмової згоди сторін зі зразками власноручних підписів;

• інших первинних документах, крім касових та типових і спеціалізованих форм, які не передбачають використання факсиміле – лист ДФС від 28.12.2015 р. № 27862/6/99-95-42-03-15; від 11.02.2016 р. № 2895/6/99-95-42-01-15, лист ДФС від 04.05.2016 р. № 4582/Л/99-95-42-01-14, роз’яснення ДПС у ЗІР 135.06. З урахуванням законодавчих норм, в господарських операціях сторони можуть використовувати факсиміле, попередньо надавши йому юридичну силу як особистого підпису. Для цього, в договорі сторони погоджують порядок використання факсиміле, відображають зразки справжнього та факсимільного підписів представників сторін договору.

В нас на платформі в сервісі «Окі-Докі» Ви можете ознайомитися з наступними шаблонами документів по цьому питанню https://7eminar.ua/documents/:

Інструкція порядок використання факсиміле директора при оформленні первинних документів Інструкція порядок використання факсиміле директора при оформленні первинних документів

Угода про використання факсимільного підпису

Угода про використання факсимільного підпису

Наказ про використання факсиміле директора

Наказ про використання факсиміле директора

Існують спеціалізовані й типові форми первинних документів, у яких використання факсиміле заборонено взагалі. Вони наступні:

-платіжні інструкції, розрахункові чеки, рахунки на сплату платежів, заяви на переказ чи видачу готівки, грошові чеки та інші (Інструкція про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті);

-прибуткові та видаткові касові ордери, касові книги (Інструкція про ведення касових операцій банками в Україні, п. 28 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, постанова правління НБУ від 29.12.2017 № 148, роз’яснення ДПС у 109.15 ЗІР);

-податкові декларації, фінансова звітність (баланси, звіти про фінансові результати) (ч. 2 пп. 48.5.1, п. 44.1 ПКУ, ч. 1 ст. 11 Закону про бухоблік);

-заяви, скарги, які подаються до суду (ч. 2 ст. 162 Господарського процесуального кодексу; постанова ВСУ від 03.05.2018 р. у справі № 922/1743/17; постанова ВСУ від 05.06.2018 р. у справі № 826/811/17).

#Факсиміле

Раді допомогти, звертайтесь ще!