Заголовок тимчасово відсутній

Доброго вечора.
Працівник їде у відрядження по Україні згідно договору на 2 дні,сума добових 600/добу.Паливо буде використано по картках.Житло там десь 1000-1500 доба
Але житло він може знайти тільки по приїзду.Чи потрібно йому компенсувати за найм житла по приїзду і які обов'язково треба документи оформити при відправці у відрядження?

КК

Каріна, консультант

експерт

10.08.2023 | 12:04

Очікує відповідь

Відрядження оформлюють наказом. Для виплати добових наказу достатньо.

А от чи оподатковуватимуться добові – залежить від того, чи підтверджено документально факт перебування працівника у відрядженні.

Так, виплачувати добові у складі авансу на відрядження в ідеалі треба ДО початку відрядження (ч.2 ст.121 КЗпП - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08.

Але конкретні строки видачі авансу чи придбання квитків, бронювання житла на відрядження чинними нормативними документами не встановлені. Тому роботодавець має право прописати у власному положенні про відрядження свої порядок і строки розрахунку з підзвітною особою (наприклад, видача авансу лише в розмірі добових, а вартість проживання відшкодувати після завершення відрядження і фактичного повернення працівника зі службової поїздки).

Якщо по приїзду працівник надасть документальне підтвердження витарт на житло (фіскальний чек, рахунок готелю), то підприємство може відшкодувати йому вартість цих витрат без нарахування ПДФО та ВЗ, бо оподатковуваного доходу тут не виникатиме.

Із 01.04.2023 року фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні) – пп.170.9.1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17.

Якщо подібних документів не буде для підтвердження факту перебування працівника у відрядженні (у т.ч. у разі призупинення відрядження на період тимчасової непрацездатності), виплачені добові потрібно оподаткувати ПДФО та ВЗ.

При цьому, що відноситься до «та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні)» не пояснено ні в ПКУ, ні на рівні роз’яснень ДПС.

За відсутності названих документів (якщо наприклад, відрядження було на один день і на службовому авто тощо, або не буде документу з готелю), на нашу думку, факт перебування у відрядженні, на нашу думку, має підтверджувати двосторонній (посвідчення про відрядження, де є печатка приймаючої сторони, накладна, ТТН тощо), а не односторонній документ (наприклад, внутрішній звіт про відрядження, який складає сам відряджений працівник, подорожній лист без роздруківки маршруту з GPS-навігатора тощо).

Також, документальним підтвердженням факту перебування у відрядженні, на нашу думку, можуть слугувати і фіскальні чеки з АЗС у дні відрядження, фіскальні чеки, що підтверджують витрати на харчування у відрядженні тощо. Але відкрите питання – чи потрібно мати такі чеки на кожен день періоду відрядження. Раді допомогти, звертайтесь ще