Як замінити ключ ЕЦП касира в Checkbox

Одна з найактуальніших тем для всіх користувачів будь-якого ПРРО – заміна ключа касира. Що це таке, навіщо воно потрібне і як зробити це легко та швидко – далі в публікації. Заміна ключа касира – це звична процедура, з якою зіштовхується кожен підприємець, який видає чеки. Термін дії електронного підпису закінчується і потрібно оновити ключ, щоб спокійно продовжити роботу з касою. На щастя, в Checkbox це можна зробити легко і без нервів. Розглянемо як замінити старий ключ касира на такий самий, але новий, а також як перейти з файлового ключа на захищений хмарний від DepositSign, який є безоплатним для користувачів Checkbox.

Ключ касира – це електронний цифровий підпис, який ідентифікує касира та підтверджує його дії в касі. Він потрібен для відкриття та закриття зміни, підписання чеків, реєстрації цих чеків у ДПС, формування та підписання Z-звітів, а також створення чека-повернення, «сторнування» тощо. Фактично, з простроченим ключем неможливо навіть відкрити зміну.

 

Заміна старого ключа касира на новий файловий КЕП

Після отримання нового ключа в акредитованому центрі, треба замінити старий ключ діючого касира на новий. Першим кроком потрібно синхронізувати дані з ДПС: зайти в особистий кабінет Checkbox, перейти у розділ «Касири» та натиснути на кнопку «Синхронізувати дані з ДПС» вгорі сторінки. Це потрібно для того, щоб підтягнути актуальні дані з податкової до Checkbox.

Дії доволі прості: завантажити ключ ФОПа або директора – той, яким подається звітність по організації. Далі ввести пароль до ключа і натисніть «Зчитати».

Наступним кроком потрібно завантажити ваш новий ключ. У розділі «Касири» біля потрібного касира натиснути на кнопку «Оновити ключ» або на трикрапку в розділі «Дії» та обрати «Заміна ключа».

У першому вікні потрібно завантажити новий ключ касира, який буде використовуватися наступний рік чи два: натиснути «Через ключ ЕЦП».

Далі обрати сервіс, в якому був створений цей новий ключ. Завантажити сам ключ, ввести пароль від нього та натиснути «Продовжити».

У наступному вікні потрібно накласти підпис директора або самого ФОПа. Зазвичай, якщо ФОП працює один, то потрібно вказати ключ, яким подається звітність по організації. Завантажити ключ за тим самим алгоритмом, заповнити необхідні поля і натиснути «Зчитати ключ». Після цього підтягнеться інформація про власника ключа – натиснути «Далі».

Підпис ФОПа накладається на заявку, і до ДПС відправляється форма реєстрації нового касира за новим ключем, а також форма деактивації старого ключа. Причому всі дані – логін касира, пароль і пін-код – залишаються незмінними.

Далі потрібно почекати до 5 хвилин та оновити сторінку в браузері.

 

Заміна старого файлового ключа на безоплатний хмарний від DepositSign

Хмарний ключ від DepositSign – це зручна альтернатива файловому ключу, яка доступна безкоштовно для користувачів Checkbox. Це гарний варіант, якщо:

• ви немає бажання реєструвати касира на власний ключ ЕЦП/КЕП та зберігати на особистому комп’ютері/флешці файловий ЕЦП;
• касирів декілька, і немає бажання реєструвати кожному окремий ключ.

Розглянемо, як виконати заміну.

Спочатку потрібно синхронізувати дані з ДПС – все те саме, що було розглянуто на першому кроці в попередній опції.

Далі потрібно створити хмарний ключ DepositSign. Біля потрібного касира натиснути на кнопку «Оновити ключ» або трикрапку → «Заміна ключа». У вікні «Безкоштовно створити ключ DepositSign» натиснути на кнопку «Додати».

Автоматично відкриється віконце, в якому треба проробити кілька простих кроків: ввести свій номер телефона, потім вигадати пароль та кодове слово до нового ключа. Кодове слово треба вказувати українською мовою. Потім натиснути кнопку «Продовжити».

Почекати, доки підпишеться запит на створення ключа DepositSign – з’явиться віконце, де треба натиснути «Продовжити».

Якщо система автоматично не підтягнула ключ ФОПа для підпису на цьому етапі, потрібно буде його зчитати вручну.

Як тільки запит відправлено, з’явиться навпроти касира в розділі «Ключ ЕЦП» червоний статус «Верифікація» – як на картинці вгорі.

Якщо статус не зміниться за кілька хвилин, потрібно оновити сторінку. Як тільки верифікація пройдена, з’явиться червоний напис «Потрібен підпис».

 

Реєстрація касира з ключем DepositSign

Третій і останній крок – реєстрація касира з ключем DepositSign. Натиснути на кнопку «Потрібен підпис», прийняти умови DepositSign та оновити сторінку.

Далі підписати запит до ДПС, аби повідомити податкову, який конкретно касир використовуватиме новий згенерований ключ від DepositSign при видачі чеків. Для цього натиснути навпроти касира на кнопку «Відправити в ДПС», ввести пароль до ключа DepositSign (який був вигаданий раніше), та підписати запит до ДПС щодо реєстрації касира, завантаживши ключ ФОПа або директора.

Статус касира змінився на такий, що «На реєстрації в ДПС». Через пару хвилин потрібно оновити сторінку і з’явиться статус «Зареєстровано в ДПС».

Тепер можна працювати з оновленим хмарним підписом від DepositSign.

Замінювати ключ ЕЦП касира варто заздалегідь – за тиждень до терміну закінчення дії старого ключа

Так можна уникнути складнощів під час заміни та вберегти себе від простоїв у роботі, адже касир не зможе працювати та видавати чеки з простроченим ключем. Слід бути уважним: відкрити зміну ключем ЕЦП в останній день його дії неможливо.

Сповіщення про закінчення терміну дії поточного ключа приходять на пошту організації за місяць, тиждень і кожні три дні до дати завершення, а також додатково відображаються на порталі Checkbox у розділі «Касири», а також у X- та Z-звітах.

Ще один важливий пункт – заміну ключа касира потрібно виконувати тільки при закритій зміні.

Спочатку необхідно виконати необхідні налаштування, й лише потім відкривати зміну касира з оновленим ключем, аби уникнути помилок та збоїв. Якщо в наявності декілька кас, інші можуть без проблем при цьому працювати.

 

Читайте більше:

IBAN чи «ключ-карта»: коли потрібно застосувати РРО / ПРРО

Закінчився або скасований КЕП касира: чи подавати форму №5-ПРРО

Три касири – одна каса: як правильно налаштувати КЕП для ПРРО

РРО вийшов з ладу: чи потрібно проводити старі операції через новий касовий апарат

Робота з ПРРО: покрокова інструкція для касира

Як зареєструвати касира для роботи на ПРРО