Додаток 1 з ЄСВ для ФОП-єдинників за 2025 рік: як заповнити у різних ситуаціях + зразки

Додаток 1 з ЄСВ залишається одним із найвідповідальніших елементів звітності ФОП-єдинників. Експерт розповів про всі тонкощі нарахування ЄСВ та як правильно заповнювати Додаток 1 у найпоширеніших ситуаціях. Для полегшення роботи ми підготували зразки заповнення Додатку 1 за 2025 рік, які допоможуть уникнути типових помилок.

У підприємців – платників єдиного податку, заповнення Додатку 1 завжди викликає багато питань. У різних ситуаціях – від наявності основного місця роботи до перерви у діяльності чи зміни системи оподаткування – порядок заповнення Додатку 1 може суттєво відрізнятися.

Одразу зазначимо, що не подають Додаток 1 у складі річної декларації ФОП, які не сплачували ЄСВ «за себе» протягом всього звітного року, а саме:

1. ФОП, які мають статус пенсіонера або особи з інвалідністю, або досягли віку, встановленого статтею 26 Закону України від 09.07.2003 №1058-IV «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» (далі – Закон №1058) та отримують відповідно до закону пенсію або соціальну допомогу (ЗІР, категорія 107.01.07). Такі особи можуть сплачувати ЄСВ за добровільною участю, і якщо вони сплачують ЄСВ , тоді Додаток 1 подається.
2. ФОП, за яких роботодавцем, зокрема резидентом Дія Сіті, сплачено ЄСВ у розмірі не менше мінімального страхового внеску за всі календарні місяці звітного періоду (ЗІР, категорія 107.01.07).

Про це зазначено у примітках 10 Декларації по єдиному податку.

Перевірити суму ЄСВ, сплаченого роботодацями, можна кількома способами. Найзручніший – через додаток «Дія» або портал Пенсійного фонду України, де можна сформувати довідку ОК-5 або ОК-7. Особливо корисною є довідка ОК-7, яка містить інформацію про суми заробітної плати та сплачений ЄСВ починаючи з 2011 року. У довідці відображається сума нарахованої зарплати за кожен місяць та позначка «Так», якщо місяць повністю зараховано до страхового стажу.

Всі інші ФОП подають Додаток 1 і його заповнення може бути різним залежно від ситуації.

Розглянемо найпоширеніші приклади.

 

Приклад 1. «Класична» ситуація – ФОП сплачував ЄСВ «за себе» самостійно у мінімальному розмірі за січень-грудень 2025 року.

 

 

Коли працевлаштований ФОП подає Додаток 1 та сплачує ЄСВ за «себе»

Якщо роботодавець сплатив ЄСВ у розмірі меншому за мінімальний внесок (наприклад, через неповний місяць роботи у зв’язку з прийняттям або звільненням у середині місяця) або взагалі не нараховував і не сплачував внесок (наприклад, у разі перебування працівника весь місяць у відпустці за свій рахунок), то за такі місяці ФОПи самостійно визначають базу нарахування єдиного внеску та здійснюють його сплату. Для фізичних осіб – підприємців на єдиному податку це обов’язково.

При цьому:

• база для нарахування не може перевищувати встановлену законом максимальну величину;
• сума єдиного внеску не може бути меншою за мінімальний страховий внесок.

Перелік роботодавців визначений п. 1 ч. 1 ст. 4 Закону України від 08.07.2010 №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування» (далі – Закону про ЄСВ) (ЗІР, категорія 201.04.01).

Отже, ФОП зобов’язаний самостійно визначити базу нарахування ЄСВ у розмірі не менше мінімальної зарплати (8000,00 грн у 2025 році) та сплатити ЄСВ «за себе» у розмірі не менше ніж мінімальний страховий внесок (1760,00 грн у 2025 році).

Законодавством не передбачена доплата різниці між сумою, сплаченою роботодавцем та мінімальним розміром ЄСВ.

Якщо ФОП за такі місяці сплачував ЄСВ «за себе» у сумі 1760,00 грн то у Додатку 1 необхідно відобразити такі дані:

1. За місяці, коли роботодавець не сплачував ЄСВ або сплатив його у меншому розмірі:

• графа 2 – 8000,00 грн (мінімальна зарплата),
• графа 3 – 22 (ставка ЄСВ у відсотках),
• графа 4 – 1760,00 грн (мінімальний страховий внесок).

2. За місяці, в яких роботодавець сплатив ЄСВ у повному обсязі:

• графа 2 – 0,00 грн,
• графа 3 – 22,
• графа 4 – 0,00 грн.

Про таке заповнення Додатку 1 податківці наголошують в ЗІР, категорія 107.01.07.

 

Приклад 2. Працевлаштований ФОП у відпустці без збереження зарплати.

ФОП має основне місце роботи, на якому роботодавець сплачував ЄСВ у розмірі не менше мінімального розміру з січня по жовтень 2025 р. В листопаді та грудні ФОП був у відпустці без збереження заробітної плати, роботодавець ЄСВ не сплачував. За листопад та грудень 2025 р. ФОП повинен сплатити ЄСВ «за себе» самостійно.

 

Приклад 3. Працевлаштування ФОП на роботу посеред місяця, за який роботодавець сплатив ЄСВ менше ніж 1760,00 грн.

Приклад 3. ФОП сплачував ЄСВ «за себе» щомісяця 1760,00. Працевлаштувався на основне місце роботи з 15.10.2025 р. Оклад 11500,00 грн. Нарахована зарплата за жовтень у сумі 6500,00 грн, з якої сплачений ЄСВ у сумі – 1430,00 грн. За жовтень ФОП повинен сплатити ЄСВ «за себе» у повній сумі – 1760,00 грн, оскільки законодавством не передбачена доплата різниці між мінімальним ЄСВ і сумою, що сплатив роботодавець.

Увага! ФОП може формувати довідки ОК-5 або ОК-7 для контролю сплати ЄСВ роботодавцем

 

Приклад 4. Працевлаштування ФОП на роботу посеред місяця, за який роботодавець сплатив ЄСВ більше ніж 1760,00 грн.

ФОП сплачував ЄСВ «за себе» щомісяця 1760,00. Працевлаштувався на основне місце роботи з 15.10.2025 р. Оклад 23 000,00 грн. Нарахована зарплата за жовтень 2025 р. у сумі 13 000,00 грн, з якої сплачений ЄСВ у сумі – 2860,00 грн.

У цій ситуації роботодавець сплатив за жовтень 2025 р. ЄСВ у розмірі не менше мінімального, тому ЄСВ «за себе» за жовтень 2025 р. ФОП може не сплачувати. Заповнення Додатку 1 у цьому випадку буде наступним.

 

За основним місцем роботи ЄСВ не сплачується, за сумісництвом – сплачується мінімальний ЄСВ

Розглянемо ситуацію, коли ФОП одночасно працює за основним місцем роботи та за сумісництвом. У серпні та вересні 2025 року він перебував у відпустці без збереження заробітної плати за основним місцем роботи. Водночас за сумісництвом він продовжував працювати, отримував заробітну плату і роботодавець сплатив за нього ЄСВ у сумі, що перевищує мінімальний страховий внесок.

Чи повинен ФОП сплачувати ЄСВ «за себе» за цей період?

ФОП звільняється від сплати ЄСВ «за себе» за ті місяці, в яких роботодавцем (не обов’язково за основним місцем роботи) було сплачено страховий внесок у розмірі не менше мінімального страхового внеску.

Оскільки роботодавець за сумісництвом сплатив ЄСВ у розмірі, що перевищує мінімальний внесок, ФОП звільняється від обов’язку сплати ЄСВ «за себе» за відповідні місяці (серпень і вересень). Не має значення, що роботодавець за основним місцем роботи не сплатив мінімальний внесок.

Редакція 7eminar звернулася з аналогічним питанням до ДПС і отримала підтвердження, що якщо будь-який роботодавець сплатив мінімальний ЄСВ за ФОП, то ФОП звільняється від сплати ЄСВ «за себе». Ознайомитись із відповіддю ДПС можна за посиланням.

Ба більше, з 01.10.2025 набрали чинності зміни до ч. 6 ст. 4 Закону про ЄСВ. Тепер, якщо будь-який роботодавець із переліку, наведеного в п. 1 ч. 1 ст. 4 Закону про ЄСВ, сплачує за ФОП мінімальний страховий внесок, такий ФОП звільняється від обов’язку сплачувати ЄСВ «за себе».

Отже, якщо роботодавець за сумісництвом сплатив мінімальний ЄСВ, то ФОП не зобов’язаний сплачувати ЄСВ «за себе» за відповідні місяці.

 

ФОП набув статусу пенсіонера або особи з інвалідністю посеред року

Приклад 5. ФОП встановлена інвалідність з 02.07.2025.

В цьому випадку липень 2025 – це останній місяць сплати ЄСВ «за себе». З серпня ФОП звільнений від сплати ЄСВ. За липень 2025 року ЄСВ сплачується у повній сумі – 1760,00 грн, пропорційної сплати ЄСВ не передбачено законодавством.

Місяць, в якому такі особи набули право на пенсію за віком або за вислугою років, або статус особи з інвалідністю, або досягли віку, встановленого ст. 26 Закону №1058, та отримують відповідно до закону пенсію або соціальну допомогу, відноситься до базового звітного періоду, за який сплачується єдиний внесок (ЗІР, категорія 201.04).

Заповнення Додатку 1 буде наступним:

При чому, ФОП не потрібно окремо повідомляти податкову службу та Пенсійний фонд про те, що він набув статусу пенсіонера або особи з інвалідністю, тому він перестає сплачувати ЄСВ «за себе». Між державними органами налагоджений автоматичний обмін інформацією відповідно до Протоколів обміну інформацією.

Пенсійний фонд щомісяця передає до податкової служби актуальні дані про фізичних осіб, які:

• стали пенсіонерами за віком,
• отримали пенсію за вислугою років,
• набули статус особи з інвалідністю.

При цьому вказується конкретна дата встановлення пенсії чи інвалідності, що дозволяє податковій службі коректно визначити період, з якого підприємець звільняється від сплати ЄСВ.

Таким чином, ФОП, які набули статус пенсіонера або особи з інвалідністю та отримують відповідно до закону пенсію або соціальну допомогу, не повинні окремо повідомляти контролюючий орган про такий статус, оскільки ця інформація вже є в податковій службі завдяки автоматичному обміну даними між державними органами. Це підтверджують податківці в ЗІР, категорія 201.01.

 

Заповнення Додатку 1 у разі переходу на загальну систему оподаткування

Приклад 6. ФОП 2 групи перейшов на загальну систему оподаткування з 01.10.2025

При заповненні Додатку 1 важливо врахувати 3 важливих моменти:

1. В полі 5 ставимо позначку «х» про перехід на сплату інших податків та зборів.

2. Поле 8 заповнюється тільки за період перебування на спрощеній системі оподаткування.

3. Поле 9 заповнюється тільки за місяці, які вказані у полі 8. Всі інші місяці залишаємо порожніми. Якщо у місцях жовтень-грудень у графах 2 та 4 поставити нулі, а в графі 3 поставити ставку ЄСВ 22%, то Додаток 1 не прийметься, буде писати помилку, що у полі 9 заповнені місяці, які не зазначені у полі 8.

 

ФОП зареєструвався платником єдиного податку посеред року

Приклад 7. ФОП зареєструвався платником єдиного податку 3 групи з 12.08.2025.

Як заповнити поле 8.1 Додатку 1?

Податківці в ЗІР, категорія 107.01.07 зазначають наступне:

Поле 8.1 заповнюється у форматі «ддммрррр», де: «дд» – двозначне число, що означає календарний день у місяці; «мм» – двозначне число, що означає місяць року; «рррр» – чотири цифри числа року, де: У комірці «з» зазначається: перший календарний день місяця у звітному періоді, або дата державної реєстрації, якщо платник в день взяття на облік реєструється платником єдиного податку третьої групи, яка не передбачає сплату податку на додану вартість. У комірці «по» проставляється: останній календарний день місяця у звітному періоді, в якому платник перебував на спрощеній системі оподаткування, або в якому настав страховий випадок/сформовано заяву на призначення пенсії (у разі необхідності призначення матеріального забезпечення, страхових виплат/призначення пенсії), або дата державної реєстрації припинення підприємницької діяльності.

 

Отже, у такому випадку період перебування на спрощеній системі оподаткування в полі 8.1 заповняють наступним чином: з 12.08.2025 по 31.12.2025:

 

Висновки

1. Якщо ФОП протягом усього звітного року був звільнений від сплати ЄСВ «за себе» та не сплачував ЄСВ добровільно, то Додаток 1 у складі річної декларації не подається.
2. Працевлаштовані ФОП та ФОП, які уклали гіг- контракт, зобов’язані контролювати сплату ЄСВ роботодавцями. Якщо хоча б за один місяць ЄСВ був меншим ніж мінімальний розмір– то виникає обов’язок сплатити ЄСВ «за себе» самостійно та подати Додаток 1.
3. Для успішного прийняття звітності важливо врахувати всі нюанси заповнення Додатку 1 у випадках з переходом на загальну систему оподаткування та реєстрацією ФОП посередині року.

 

Читати більше:

Як ФОП контролювати суму ЄСВ, сплачену за нього роботодавцем

Навігатор для ФОП 2026: обов'язки щомісяця, щокварталу та раз на рік

ЄСВ у 2025 – 2026 роках: платники, ставки, порядок сплати та розрахунку