Облік витрат і робота з постачальниками (Expenses & Accounts Payable)
(модуль 5 з 8)

Додаткові матеріали

Презентація

Словник до уроку

Bill Sample 1

Bill Sample 2

Bill Sample 3

Bill Sample 4

Bill Sample 5

Bill Sample 6

Fastenex Global Trading Co., Ltd, Bill.Sample 1

Goebrix Fastening Solutions Ltd.88, Bill.Sample 2

W-9 Sample signed

---

Текстове розшифрування відео

Різниця між Bill та Invoice

Хоча Bill та Invoice є схожими за своєю суттю документами, в QuickBooks вони використовуються для різних цілей:

• Invoice (Рахунок-фактура): Створюється та надсилається клієнту для оплати за надані товари чи послуги.
• Bill (Рахунок від постачальника): Отримується від постачальника за придбані товари чи послуги.

Список постачальників (Vendor List)

Ведення актуального списку постачальників є важливим для точності обліку та ефективного управління взаємовідносинами. У списку зберігається контактна інформація, умови оплати, історія транзакцій та баланс розрахунків. Рекомендується регулярно оновлювати цей список, додаючи нових контрагентів та роблячи неактивними тих, з ким співпраця припинена.

Для створення нового постачальника необхідно перейти до розділу «Expenses» -> «Vendors» та заповнити картку, вказавши назву компанії, контактні дані, адресу та, за потреби, банківські реквізити. Також можна налаштувати категорію витрат за замовчуванням для цього постачальника.

Замовлення на закупку (Purchase Order)

Замовлення на закупку використовується для погодження умов замовлення з постачальником до отримання рахунку. Цей документ допомагає контролювати, що, у кого і на яку суму було замовлено. У QuickBooks Online Purchase Order можна легко створити та згодом конвертувати в Bill.

Різниця між Bill та Expense

• Bill: Створюється, коли покупка здійснюється в кредит, тобто оплата буде проведена пізніше.
• Expense: Створюється, коли оплата за товар чи послугу відбувається миттєво.

Створення та оплата рахунків (Bills)

Для створення нового рахунку від постачальника необхідно перейти до «Expenses» → «Bills» → «Create Bill». У формі заповнюються дані про постачальника, умови та дата оплати, номер рахунку, а також обирається категорія витрат або товар/послуга. Рекомендується додавати до рахунку скан-копію оригінального документа від постачальника.

Методи оплати:

• Check (Чек)
• ACH (Автоматизована клірингова палата): Банківський переказ.
• Electronic Payment: Електронний платіж (аналог переказу з картки на картку).

Система дозволяє здійснювати як повну, так і часткову оплату рахунків та відстежувати їх статус.

Форми W-9 та 1099

У США для роботи з незалежними підрядниками (Independent Contractors), яким сплачується понад 600 доларів на рік, необхідно отримати від них заповнену форму W-9. На основі цієї форми наприкінці року для кожного такого підрядника формується звіт за формою 1099, який подається до податкової служби.

Звіти для контролю розрахунків з постачальниками

QuickBooks Online пропонує низку звітів для аналізу та контролю заборгованості:

• Vendor Balance Detail: Деталізація заборгованості перед кожним постачальником.
• Accounts Payable Aging: Аналіз простроченої кредиторської заборгованості.
• Expense Report: Звіт про структуру витрат.

Ці звіти допомагають бачити повну картину розрахунків та приймати обґрунтовані управлінські рішення.