Продажі та робота з клієнтами (Sales & Customers Workflow)
(модуль 4 з 10)

Додаткові матеріали

Презентація

Словник до уроку

Invoice 1

Invoice 2

Invoice 3

Invoice 4

Invoice 5

Invoice 6

Invoice 7

Invoice 8

Invoice 9

Invoice 10

Invoice Furniture Manufactory Paid

Invoice Services Nontaxable

---

Текстове розшифрування відео

Сценарії продажів у QuickBooks

Існує два основні сценарії обробки продажів:

1. Продаж з відстрочкою платежу:
   • Створюється Estimate (комерційна пропозиція).
   • На основі Estimate створюється Invoice (рахунок-фактура).
   • Після отримання оплати реєструється Payment, який спочатку потрапляє на транзитний рахунок Undeposited Funds.
   • Кошти з Undeposited Funds групуються та переносяться на банківський рахунок за допомогою Bank Deposit.
2. Продаж з негайною оплатою:
   • Створюється Sales Receipt (касовий чек).
   • Реєструється Bank Deposit для внесення коштів на банківський рахунок.

Ключовим фактором, що визначає вибір сценарію, є момент отримання оплати.

Робота зі списком товарів та послуг (Products and Services)

Правильна організація списку товарів та послуг є важливою для коректного обліку. Для створення нової позиції необхідно:

1. Перейти до розділу «Sales» → «Products and Services».
2. Натиснути «New» та обрати тип:
   • Inventory: Товарні запаси, для яких ведеться кількісний облік.
   • Non-inventory: Товари, для яких не ведеться кількісний облік.
   • Service: Послуги.
   • Bundle: Комплект з товарів та/або послуг.
3. Заповнити картку товару/послуги: назва, артикул (SKU), категорія, опис, ціна, рахунок доходів (Income Account).

Робота зі списком клієнтів (Customers)

Для створення нового клієнта необхідно:

1. Перейти до розділу «Sales» → «Customers».
2. Натиснути «New Customer».
3. Заповнити картку клієнта: назва компанії, контактна інформація (email, телефон), адреса для виставлення рахунків (Billing Address).
4. За потреби додати вкладення (Attachments), наприклад, копію реєстраційних документів.

Налаштування вигляду документів

QuickBooks дозволяє налаштовувати зовнішній вигляд документів (інвойсів, естімейтів) для клієнтів. У розділі «Custom Form Styles» можна додати логотип, змінити кольори, шрифти та загальний макет, що створює професійний імідж компанії.

Цикл продажу: від комерційної пропозиції до оплати

• Estimate (Комерційна пропозиція): Це нефінансова форма, що не впливає на бухгалтерський облік. Використовується для погодження вартості та обсягу робіт з клієнтом. Estimate може бути конвертований в Invoice.
• Invoice (Рахунок-фактура): Створюється після надання товару/послуги та формує дебіторську заборгованість. Містить умови та дату оплати.
• Sales Receipt (Касовий чек): Використовується при негайній оплаті. Одночасно реєструє дохід та надходження коштів, не створюючи дебіторської заборгованості.

Обробка оплат та повернень

• Receive Payment: Реєстрація отримання оплати за інвойсом.
• Credit Memo: Оформлення повернення або надання кредиту клієнту.
• Refund Receipt: Оформлення фактичного повернення грошових коштів.
• Часткові оплати та переплати: Система дозволяє реєструвати часткові оплати інвойсів.

Категоризація платежів та звіти

Усі доходи та витрати мають бути віднесені на правильні рахунки (категоризовані). Важливо коректно обробляти надходження, що не є оплатою від клієнтів (Non-customer deposits), такі як повернення від постачальників, внески власника або кредити. Для аналізу продажів та розрахунків з клієнтами використовуються звіти: Customer Balance Detail, A/R Aging, Sales by Customer.