Нецільова благодійна допомога і подарунки працівникам: практичний гід

Шукаєте легальний спосіб підтримати працівників, привітати зі святами і водночас заощадити на податках? Один із найбільш зручних способів такої підтримки – надання нецільової благодійної допомоги або подарунків працівникам. Без довідок, без складних звітів і без сплати ЄСВ, ПДФО та військового збору. Головне – знати граничні суми, умови та порядок оформлення. Розберемо, як правильно надати благодійну допомогу та подарунки працівникам, щоб уникнути податкових ризиків і оптимізувати податкове навантаження підприємства.

Перш ніж надавати нецільову благодійну допомогу, варто пам’ятати про головне правило, встановлене Податковим кодексом України (далі – ПКУ).

Згідно з пп. 170.7.3 ПКУ, до оподатковуваного доходу не включається сума нецільової благодійної допомоги, у тому числі наданої не лише грошима, а й у матеріальній формі (наприклад, товарами чи послугами). Головна умова – така допомога має бути надана резидентом (юридичною або фізичною особою) і не перевищувати граничного розміру доходу для застосування податкової соціальної пільги (ПСП) у межах звітного року.

Розмір цієї межі визначено у пп. 169.4.1 ПКУ: це місячний прожитковий мінімум для працездатної особи, чинний на 1 січня звітного року, помножений на коефіцієнт 1,4 та округлений до найближчих 10 гривень.

У 2025 році прожитковий мінімум для працездатних осіб становить 3028 грн, тож гранична неоподатковувана сума нецільової допомоги дорівнює:

3028 × 1,4 = 4240 грн (після округлення).

Саме 4240 грн – це ліміт, у межах якого підприємство може виплатити працівнику нецільову благодійну допомогу один раз на рік без сплати ПДФО, військового збору та ЄСВ.

Податківці вже не раз підтверджували цю позицію у своїх роз’ясненнях, наголошуючи:

Якщо дотримано встановлений розмір і правильно оформлено документи, жодних податкових зобов’язань не виникає.

 

Як надати нецільову благодійну допомогу без податкових ризиків

Щоб така виплата дійсно залишалася неоподатковуваною, потрібно дотриматись кількох простих, але важливих умов.

1. Документальне оформлення про надання допомоги.

Надання фізичним особам благодійної допомоги – цільової чи нецільової – роботодавець повинен підтвердити належними первинними документами згідно зі статтею 9 Закону України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні». Для цього необхідно мати заяву від працівника або отримувача допомоги, на підставі якої керівник підприємства видає відповідний наказ про її надання із зазначенням суми, виду та підстави виплати.

Факт перерахування коштів підтверджується банківською випискою у разі безготівкової оплати або видатковим касовим ордером чи відомістю – якщо допомогу виплачено готівкою. Таке документальне оформлення гарантує законність операції та захищає роботодавця під час перевірок.

2. Розмір неоподатковуваної благодійної допомоги в межах ліміту.

Як уже згадувалось, виплата неоподатковуваної благодійної допомоги здійснюється у 2025 році до 4240 грн на одного працівника протягом року. Якщо сума перевищить цей поріг, частину перевищення доведеться обкласти ПДФО (18%) і військовим збором (5%).

Виплату нецільової благодійної допомоги можна буде здійснити й у 2026 році: тоді неоподатковуваний ліміт нецільової допомоги зросте порівняно з 2025 роком і складе 4660 грн.

3. ЄСВ не нараховується.

Матеріальна допомога разового характеру, надана окремим працівникам у зв’язку із сімейними обставинами, лікуванням, оздоровленням дітей чи похованням, не входить до фонду оплати праці та не є базою для нарахування ЄСВ. У такому випадку нецільова благодійна допомога вважається одноразовою лише за дотримання всіх трьох умов:

• допомога виплачується конкретному працівнику у зв’язку із сімейними або іншими особистими обставинами;
• потреба в отриманні коштів виникла несподівано;
• рішення про суму та виплату ухвалює керівник підприємства на власний розсуд.

Тобто лише в такому випадку ЄСВ на суму допомоги не нараховується, і вона не відображається у податковому розрахунку та додатку 1.

Податківці також застерігають:

Масова одноразова виплата допомоги всім або більшості працівників у одному місяці вважається ризиковою, адже не відповідає критеріям одноразової виплати. У цьому випадку ДПС може перекваліфікувати її на зарплатну виплату і зажадати нарахування ЄСВ, ПДФО та військового збору

4. Відображення у звітності.

Відповідно до Довідника ознак доходів фізичних осіб, суми нецільової благодійної допомоги – як у межах неоподатковуваного ліміту, так і понад нього – слід відображати у додатку 4ДФ до Податкового розрахунку з ознакою доходу «169». Тобто вся сума допомоги зазначається під однією ознакою доходу, без поділу.

При цьому у самому податковому розрахунку та в інших його додатках такі виплати не відображаються, оскільки вони не є базою для нарахування ЄСВ.

5. Бухоблік нецільової благодійної допомоги

У бухгалтерському обліку така допомога належить до інших виплат працівникам, не пов’язаних з оплатою праці, тож відображається просто:

• Дт 949 «Інші операційні витрати» Кт 663 «Розрахунок за іншими виплатами» – на суму нарахованої допомоги;
• Дт 663 «Розрахунок за іншими виплатами» Кт 301 (311) «Каса (Поточні рахунки в національній валюті)» – при виплаті працівнику.

Оскільки ця допомога не є об’єктом нарахування ЄСВ і не входить до фонду оплати праці, вона не впливає на середній заробіток, не враховується при розрахунку лікарняних, відпускних чи компенсацій.

 

Подарунки працівникам і їхнім дітям

Крім нецільової благодійної допомоги, роботодавці також можуть планувати подарунки працівникам і їхнім дітям. У 2025 році неоподатковувана вартість негрошового подарунку складає 2000 грн на місяць.

Документально видача подарунків оформлюється наказом керівника та відомістю на видачу подарунків, у якій зазначаються отримувачі – працівники та/або їхні діти. Це гарантує законність витрат і правильне відображення у звітності.

При плануванні витрат на святкові подарунки варто враховувати кілька правил:

1. Вартість подарунку працівнику до 2000 грн не обкладається ПДФО та військовим збором і відображається у додатку 4ДФ із ознакою доходу 160.
2. Водночас будь-яка вартість подарунку працівнику, незалежно від суми, підлягає нарахуванню ЄСВ і відображається у додатку 1 з кодом доходу 01.
3. Якщо подарунки надаються дітям працівників, то їхня вартість до 2000 грн на місяць також звільняється від ПДФО, ВЗ та ЄСВ.

 

Що можуть перевірити податківці

Під час перевірок контролери зазвичай звертають увагу на такі моменти:

• чи є заява, наказ про надання допомоги або подарунків;
• чи є відомість на видачу подарунків з підписами працівників-отримувачів;
• чи не перевищує граничний неоподатковуваний ліміт – у 2025 році 4240 грн на одного працівника за рік, а вартість подарунка до 2000 грн;
• чи правильно визначено ознаку доходу у звітності;
• чи не використовується допомога систематично як прихована форма виплати зарплати.

Якщо всі документи оформлено належно, а ліміт не перевищено, – податкова не має підстав для донарахувань ПДФО, ВЗ та ЄСВ.

 

Висновки

1. Нецільова благодійна допомога дозволяє легально підтримати працівників.
2. Цей інструмент дає змогу проявити турботу без податкового навантаження.
3. Головне – дотримуватись лімітів і правильного оформлення.
4. Документи підтверджують законність і захищають роботодавця під час перевірок.
5. Негрошові подарунки до 2000 грн і допомога до 4240 грн не обкладаються податками.
6. Використовуйте пільги розумно, і жодних податкових ризиків не виникне.

 

Шаблони та зразки документів:

Відомість на видачу подарунків

Наказ про придбання та видачу подарунків для працівників

Заява про надання матеріальної допомоги директору

Наказ про надання матеріальної допомоги директору

Заява про надання матеріальної допомоги на поховання

Наказ про надання одноразової матеріальної допомоги на поховання

Заява про надання матеріальної допомоги на оздоровлення

Наказ про надання матеріальної допомоги на оздоровлення

Заява про надання матеріальної допомоги у зв'язку з одруженням

Наказ про надання матеріальної допомоги у зв'язку з одруженням

Заява про надання матеріальної допомоги у зв'язку із сімейними обставинами

Наказ про надання матеріальної допомоги у зв'язку із сімейними обставинами

 

Читайте більше:

Альтернативні виплати замість зарплати

Надання матеріальної допомоги: зразки заяви та наказу

Матеріальна допомога працівникам: розрахунок та обмеження

Матеріальна допомога працівнику: що з ПДФО, ВЗ, ЄСВ та як заповнити зарплатну звітність