Зміна головного бухгалтера на підприємстві: чекліст обов'язкових дій

Звільнення головного бухгалтера або єдиного бухгалтера підприємства потребує ретельної підготовки та організації процесу передачі справ. Це важливий етап, який забезпечує безперервність ведення бухгалтерського обліку та дотримання вимог законодавства. У матеріалі розглянемо: як правильно передати справи, коли слід повідомляти податкову, як скасувати ЕЦП та інші обов’язкові дії, які потрібно виконати.

 

Правове регулювання та внутрішній порядок передачі справ

Закон України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон про бухоблік) не містить чіткого механізму зміни головного бухгалтера. Мінфін у своїх листах (від 17.07.2007 №31-34000-30-27/14518 та від 24.09.2012 №31-08410-07-10/23279) роз’яснює, що законодавством не встановлено окремого порядку прийому-передачі документів та облікових регістрів при звільненні головного бухгалтера. Порядок передачі справ у такому випадку підприємство встановлює самостійно.

Виняток – бюджетні установи. Там діє чітке правило:

Прийняття або передача справ головним бухгалтером здійснюється після проведення внутрішньої перевірки стану бухобліку та звітності з оформленням відповідного акту (Типове положення про бухгалтерську службу бюджетної установи, затверджене постановою KМУ від 26.01.2011 №59).

Отже, кожна компанія може робити це по-своєму. Підприємство може описати процедуру зміни головного бухгалтера у Положенні про бухгалтерську службу, обліковій політиці або іншому локальному документі.

 

Алгоритм передачі бухгалтерських справ

Розглянемо послідовність дій та ключові моменти, на які потрібно звернути увагу при передачі справ.

Передача справ починається з наказу керівника, в якому визначається:

• склад комісії,
• термін передачі справ,
• повний перелік документів,
• порядок їх перевірки.

Створюється комісія з передачі справ, до складу якої бажано включити юриста.

Керівник може призначити перевірку стану бухобліку власними силами або із залученням зовнішніх аудиторів.

За умов дистанційної роботи передача справ може здійснюватися через програмно-технічні засоби. В такому разі керівник затверджує порядок такої передачі.

До обов'язкових документів, які потрібно передати, належать:

• податкова, фінансова та статистична звітність,
• номенклатура справ бухгалтерської служби,
• головна книга,
• оборотно-сальдова відомість,
• облікові регістри,
• накази з організації бухобліку,
• локальні акти щодо оплати праці,
• ліцензії та дозвільні документи,
• документи з обігу готівки.

На момент передачі справ потрібно врахувати один нюанс: у штаті підприємства не може одночасно працювати два головних бухгалтери.

Тому нового кандидата можна прийняти на посаду бухгалтера, а згодом перевести на посаду головного бухгалтера. Якщо ж нового головбуха ще не обрано, то прийняти справи може керівник підприємства, оскільки саме він відповідає за організацію бухгалтерського обліку на підприємстві згідно ч. 3 ст. 8 Закону про бухоблік.

На другому етапі потрібно визначитись із інвентаризацією. Зміна головного бухгалтера не є підставою для обов'язкового проведення інвентаризації згідно з Положенням про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженим наказом Мінфіну від 02.09.2014 №879. Виняток становлять випадки, коли головний бухгалтер відповідав за матеріальні цінності або виконував обов'язки касира – тоді інвентаризація обов'язкова

Перевірте, чи немає незакритих вимог від податківців, нерозблокованих податкових накладних та на якому етапі вирішення цих питань. Також варто перевірити стан розрахунків з бюджетом.

Подивіться, чи є наказ про облікову політику і чи він актуальний. Це перший документ, який дивляться при перевірці.

Повну перевірку за короткий час не зробиш, але можна перевірити, чи закриті попередні періоди, провести звірку з основними контрагентами, перевірити залишки на рахунках, а також порівняти дані обліку з останньою звітністю.

З'ясуйте, які звіти ще не подані та чи всі податкові накладні зареєстровані.

Якщо головний бухгалтер, який звільняється, підписував податкові накладні своїм ЕЦП, то потрібно зареєструвати всі накладні, виписані до дати його звільнення. Адже після анулювання його ключа зробити це буде неможливо. У разі, якщо частина накладних залишиться незареєстрованою, їх можна буде подати з ЕЦП директора, але це додатково потребує організації процесу і може створити незручності. Тому оптимально зареєструвати всі накладні до дати звільнення головного бухгалтера.

Якщо компанію перевіряли, ознайомтеся з усіма актами та довідками.

Перевірте документообіг та оцініть чи всі документи правильно оформлені. Складіть опис усіх документів з назвами, роками, кількістю сторінок.

Переконайтеся, що бухгалтер підписав усі необхідні внутрішні та первинні документи підприємства: накладні, акти виконаних робіт, довідки, накази, акти інвентаризації.

На завершальному етапі складається Акт прийому передачі справ. Форма акту довільна, але він повинен містити: назву компанії, дату та місце складання, опис операції та повний перелік документів, що передаються, із зазначенням назви, року складання, кількості сторінок.

Акт підписує:

• головний бухгалтер, що звільняється,
• новий бухгалтер (або особа, що приймає справи),
• члени комісії.

Затверджує акт керівник.

Акт складається в трьох примірниках:

• для бухгалтера, який передає справи,
• для того, хто приймає,
• третій примірник залишається на підприємстві.

Якщо хтось не згоден із змістом, він може додати свої зауваження.

Якщо деякі документи відсутні, це також зазначають в акті, а бухгалтер повинен письмово пояснити причини їх відсутності.

З моменту підписання акту відповідальність за бухгалтерський облік переходить від попереднього головного бухгалтера до іншої особи.

 

Повідомлення податкових органів

Про звільнення головного бухгалтера слід повідомити податкові органи. Протягом 10 календарних днів необхідно подати Заяву за формою 1-ОПП (J1312107) з відміткою напроти «Внесення змін щодо особи, яка відповідальна за ведення податкового та бухгалтерського обліку» (п. 66.4 ПКУ). У заяві заповнюють графи 1, 2, 4 і 10. Якщо обов'язки головного бухгалтера буде виконувати директор, то в рядку 10 зазначаємо дані директора.

 

Блокування електронних ключів та доступів

Особливу увагу слід приділити електронним ключам та доступам до електронних сервісів. Необхідно заблокувати доступ звільненого бухгалтера до:

• електронного кабінету платника податків;
• системи M.E.Doc;
• клієнт-банку;
• інших програм з використанням електронного підпису.

Згідно зі ст. 25 Закону України від 05.10.2017 №2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» підприємство зобов'язане негайно скасувати / заблокувати КЕП у разі припинення трудових відносин з працівником.

Для скасування КЕП звільненого головного бухгалтера потрібно звернутись до центру сертифікації ключів з письмовою заявою встановленої форми про зміну статусу КЕП.

У заяві потрібно вибрати «Скасувати» і вказати КЕП для скасування. Заява засвідчується підписом керівника та печаткою установи. АЦСК зобов'язані скасувати КЕП протягом 2 годин після отримання заяви.

Після того як новий головний бухгалтер отримає КЕП, потрібно оновити дані в усіх електронних сервісах та подати до податкової Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису.

 

Повідомлення банку

Якщо головний бухгалтер був підписантом у банку і зразок його підпису є в карточці зразків підписів, то потрібно повідомити обслуговуючий банк про звільнення підписанта.

 

Додаткові дії роботодавця

Якщо головбух, який звільнився, був військовозобов'язаним, то у семиденний строк потрібно подати до ТЦК Повідомлення про зміну облікових даних, оскільки відбулася подія, яка є підставою для його подання (п. 34 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487).

Якщо підприємство є критично важливим, то потрібно подати оперативні відомості до ПФУ (пп. 3 п. 3 постанови КМУ від 05.06.2024 №650 «Деякі питання бронювання військовозобов’язаних під час воєнного стану»).

 

Висновки

1. Порядок передачі справ визначається підприємством самостійно.
2. Передача бухгалтерських справ повинна супроводжуватися складанням акта, який підписують усі відповідальні особи, включаючи керівника.
3. Про звільнення головного бухгалтера потрібно повідомити податкові органи протягом 10 календарних днів, інформувати банк, а також заблокувати КЕП та електронні доступи.

 

Читати більше:

Як уникнути відповідальності за помилки попереднього бухгалтера

Кримінальна відповідальність головного бухгалтера: основні аспекти

Бухгалтер додатково виконує обов’язки кадровика і відповідального за військовий облік: як оформити