Лікарняні/декретні 2026: від нарахування до перевірки

Додаткові матеріали

Презентація

---

Текстове розшифрування відео

Організаційні аспекти та алгоритм опрацювання листків непрацездатності 

У загальному випадку, коли працівник хворіє, він звертається до лікаря, який оформлює медичний висновок. На підставі цього висновку для фізичної особи формується електронний листок непрацездатності. Він з’являється в кабінеті страхувальника на порталі Пенсійного фонду України. Електронний листок непрацездатності стає готовим до сплати через певний час. Після цього роботодавець бере його в роботу, щоб прийняти рішення про оплату або про відмову в оплаті. 

У разі відмови в оплаті оформлюється та надається працівнику відповідне повідомлення. Якщо прийнято рішення про оплату, оформлюється розпорядчий документ. Документи передаються до бухгалтерії для нарахування суми лікарняних. Якщо необхідно отримати кошти від Пенсійного фонду України, подається заява-розрахунок. Ці кошти у встановлений строк надходять на спеціальний рахунок роботодавця, після чого лікарняні або декретні виплачуються працівнику. Також роботодавець зобов'язаний подати до Пенсійного фонду України повідомлення про виплату страхових коштів. 

Підстави для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності 

Згідно із Законом № 1105, підставою для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності, вагітності та пологах є листок непрацездатності, сформований на основі медичного висновку. Для сумісників підставою для призначення допомоги є копія листка непрацездатності, засвідчена підписом керівника і печаткою (за наявності) за основним місцем роботи. 

Листок непрацездатності підтверджує поважну причину відсутності працівника на роботі та є підставою для нарахування страхових виплат. Оплаті підлягає тільки належним чином оформлений електронний або паперовий листок непрацездатності. Різні довідки оплаті не підлягають. Наприклад, якщо лікар видав довідку замість листка непрацездатності, вона лише підтверджує поважну причину відсутності на роботі (не вважається прогулом), але дні за такою довідкою не оплачуються. 

Також існують обмеження при догляді за хворою дитиною віком до 14 років. Якщо лікування проходить амбулаторно, листок непрацездатності видається на термін не більше 14 календарних днів. Якщо дитина потребує подальшого лікування, особі, яка здійснює догляд, видається довідка встановленого зразка, яка не підлягає оплаті. 

Законодавчі зміни щодо електронних та паперових листків непрацездатності 

У Законі № 1105 у поточній редакції статті 23 не згадуються паперові листки непрацездатності. Проте Законом № 4683 були внесені зміни до Закону № 1105. Закон № 4683 був опублікований 31 січня 2026 року, а його норми набирають чинності з 1 квітня 2026 року. Кабінет Міністрів України, міністерства та інші центральні органи виконавчої влади мають протягом двох місяців з дня опублікування привести свої нормативно-правові акти у відповідність до цього закону. 

Зміни закріплюють, що паперові листки непрацездатності будуть оплачуватися на постійній основі у певних випадках. З 1 квітня 2026 року підставою для нарахування лікарняних у загальному випадку буде електронний листок непрацездатності, а у визначених випадках — паперовий. Порядок та умови видачі й продовження листків непрацездатності в обох формах мають бути затверджені до 1 квітня 2026 року. Для сумісників у разі видачі паперового листка підставою для оплати буде його належним чином засвідчена копія. 

Випадки видачі паперових листків непрацездатності 

Згідно з наказом Міністерства охорони здоров'я № 1066, на період дії воєнного стану та протягом трьох місяців з дня його припинення або скасування дозволено виписувати паперові листки непрацездатності. Основними випадками для їх видачі є: 

1. Сплив семиденного строку, протягом якого лікар може внести зміни до медичного висновку в електронній системі.
2. Усиновлення дитини впродовж двох місяців з дати народження, зазначеної у свідоцтві про народження (на підставі рішення суду про усиновлення).
3. Виникнення технічних проблем, що унеможливлюють формування електронного листка непрацездатності.
4. Відсутність доступу користувачів до центральної бази даних внаслідок воєнного стану.
5. Порушення строків звернення пацієнта для оформлення листка непрацездатності внаслідок дії обставин непереборної сили, за умови, що на дату звернення пацієнт залишається непрацездатним. У такому випадку рішення про видачу або продовження листка приймає лікарська комісія або керівник закладу охорони здоров'я. 

Робота з електронними листками непрацездатності на порталі ПФУ 

Роботодавець бачить інформацію про електронні листки непрацездатності в особистому кабінеті страхувальника на порталі Пенсійного фонду України у розділі «Листки непрацездатності». Пошук здійснюється за номером листка, періодом непрацездатності або податковим номером застрахованої особи. 

Згідно з наказом № 1234, електронний листок непрацездатності вважається виданим: 

• у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю — через 7 днів з дня закриття листка; 

• у зв’язку з вагітністю та пологами — через 7 днів з дати відкриття листка. 

На восьмий день статус листка змінюється на «Готовий до сплати (виданий)», після чого його можна брати в роботу. 

Строки розгляду документів та прийняття рішення 

Роботодавець має розглянути листки непрацездатності та прийняти рішення у такі строки: 

• для допомоги по тимчасовій непрацездатності — не пізніше 10 робочих днів з дня їх надходження; 

• для допомоги по вагітності та пологах — не пізніше 3 робочих днів з дня їх надходження. 

Для паперових листків (або копій для сумісників) днем надходження є день їх фактичного надання працівником та реєстрації у відповідному журналі. Для електронних листків днем надходження вважається день зміни статусу на «Готовий до сплати». Якщо листок став готовим до сплати у вихідний день, першим днем для розгляду вважається найближчий робочий день. Наприклад, якщо статус змінився у суботу 14 лютого 2026 року, то десятиденний строк починається з понеділка 16 лютого 2026 року і триває по 27 лютого 2026 року. 

Документальне оформлення рішення про оплату 

Рішення про призначення страхових виплат оформлюється розпорядчим документом. Законодавство не встановлює чіткої форми такого документа, тому це може бути наказ, розпорядження або протокол. 

Якщо на підприємстві невелика кількість лікарняних, рішення може приймати безпосередньо керівник шляхом видання наказу. Керівник також має право делегувати ці повноваження уповноваженій особі або комісії, видавши відповідний наказ про їх призначення. Уповноважена особа оформлює своє рішення письмово, а комісія складає протокол. 

У розпорядчому документі має бути зазначена вся інформація, необхідна для здійснення виплати: 

• ПІБ працівника та його податковий номер; 

• вид страхової виплати (лікарняні, декретні або допомога на поховання); 

• номер листка непрацездатності та період хвороби; 

• кількість днів, що підлягають оплаті (з розподілом на дні за рахунок роботодавця та за рахунок Пенсійного фонду України); 

• відсоток оплати залежно від загального страхового стажу; 

• наявність спеціального страхового стажу за останні 12 місяців. 

Зразок оформлення наказу про призначення виплати 

Наказ оформлюється згідно з правилами ДСТУ 4163-2020 і має містити дату, реєстраційний номер, місце складання та заголовок («Про прийняття рішення щодо призначення страхової виплати»). 

У розпорядчій частині зазначається: 

1. Призначити допомогу по тимчасовій непрацездатності (або по вагітності та пологах) конкретному працівнику із зазначенням податкового номера.
2. Вказати номер електронного або паперового листка непрацездатності.
3. Визначити причину непрацездатності та тип листка (первинний або продовження).
4. Вказати період непрацездатності та загальну кількість днів до оплати.
5. Визначити кількість днів, що оплачуються за рахунок коштів Пенсійного фонду України.
6. Вказати розмір допомоги у відсотках (наприклад, 100% при стажі понад 8 років або для пільгових категорій).
7. Доручити бухгалтеру здійснити нарахування, подати заяву-рахунок та забезпечити своєчасну виплату отриманих коштів.