Посадова інструкція організатора діловодства (види економічної діяльності)

 

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «_______________» (назва підприємства)

ЗАТВЕРДЖУЮ   Директор Товариства з обмеженою відповідальністю «________________» підпис       Ім’я ПРІЗВИЩЕ  «__» ________ 20__ р.

 

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ

організатора діловодства

(види економічної діяльності)

(Код КП – 3435.2)

 

1. Загальні положення

1.1. Ця посадова інструкція визначає функціональні обов’язки, права та відповідальність організатора діловодства (види економічної діяльності) – (далі організатора діловодства).

1.2. Призначається на посаду та звільняється з посади наказом керівника установи (підприємства, організації).

1.3. У своїй діяльності керується:

- законодавством України;

- нормативними актами з питань організації діловодства, архівної справи, захисту інформації;

- внутрішніми розпорядчими документами установи;

- цією посадовою інструкцією.

1.4. Організатор діловодства підпорядковується безпосередньо керівнику установи або начальнику адміністративного (загального) відділу.

1.5. На час відсутності (відпустка, хвороба тощо) його обов’язки можуть покладатися на іншого працівника, призначеного наказом керівника.

 

2. Завдання та обов’язки

Організатор діловодства:

2.1. Організовує діловодство в установі відповідно до вимог ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації».

2.2. Забезпечує своєчасну реєстрацію, облік, зберігання, передачу та контроль виконання вхідних, вихідних і внутрішніх документів.

2.3. Веде журнали реєстрації кореспонденції, наказів, протоколів, актів, службових записок, листування.

2.4. Контролює дотримання єдиних правил оформлення документів у структурних підрозділах.

2.5. Забезпечує правильне формування справ відповідно до номенклатури, готує документи для передачі в архів установи.

2.6. Організовує роботу з електронним документообігом.

2.7. Забезпечує збереження документів, що містять службову або конфіденційну інформацію.

2.8. Готує та подає керівництву звіти, довідки, інформаційні матеріали щодо стану діловодства.

2.9. Здійснює прийом, відправку поштової кореспонденції, кур’єрську доставку документів.

2.10. Консультує працівників установи з питань оформлення документів, ведення журналів, реєстрації наказів тощо.

2.11. У разі потреби бере участь у підготовці проектів розпорядчих документів (наказів, листів, довідок).

2.12. Дотримується правил внутрішнього трудового розпорядку, охорони праці, пожежної безпеки та антикорупційного законодавства.

 

3. Права

Організатор діловодства має право:

3.1. Отримувати від структурних підрозділів документи та відомості, необхідні для виконання обов’язків.

3.2. Вимагати від працівників дотримання встановлених правил оформлення документів.

3.3. Вносити керівництву пропозиції щодо вдосконалення системи документообігу та архівного зберігання.

3.4. Брати участь у розробці внутрішніх нормативних документів з діловодства.

3.5. Підвищувати кваліфікацію, проходити навчання з нових стандартів діловодства.

3.6. Представляти інтереси установи з питань документообігу у взаємодії з державними органами, контрагентами, архівними установами.

 

4. Відповідальність

Організатор діловодства несе відповідальність:

4.1. За невиконання або неналежне виконання покладених обов’язків.

4.2. За порушення правил ведення, збереження та конфіденційності документів.

4.3. За недостовірну або несвоєчасну реєстрацію документів.

4.4. За втрату службових документів або пошкодження архівних справ.

4.5. За порушення трудової дисципліни та етичних норм поведінки.

 

5. Повинен знати

Організатор діловодства повинен знати:

5.1. Законодавство України про інформацію, документообіг, архівну справу.

5.2.            ДСТУ 4163:2020.

5.3.            Структуру установи.

5.4.            Сучасні офісні програми (MS Office, Google Workspace, системи електронного документообігу).

 

6. Кваліфікаційні вимоги

Фахова передвища або вища (бакалавр) за спеціальністю «Документознавство», «Діловодство», «Менеджмент», або суміжні.

 

7. Взаємовідносини (зв’язки за посадою)

7.1. Отримує від керівництва завдання з питань організації діловодства.

7.2. Співпрацює з усіма структурними підрозділами установи.

7.3. Передає документи до архіву відповідно до графіка документообігу.

7.4. Отримує методичну допомогу від державного архіву (за потреби).