Договір про надання послуг з відновлення бухгалтерського обліку

ДОГОВІР № ____

про надання послуг з відновлення бухгалтерського обліку

______________________________, в особі ______________________________, який(а) діє на підставі ______________________________, надалі – «Замовник», з однієї сторони, та ______________________________, в особі ______________________________, який(а) діє на підставі ______________________________, надалі – «Виконавець», з іншої сторони, разом надалі – «Сторони», а кожна окремо – «Сторона», уклали цей Договір про таке:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРУ

1.1. Виконавець зобов’язується за завданням Замовника надати послуги з відновлення бухгалтерського обліку Замовника, а Замовник зобов’язується прийняти та оплатити належним чином надані послуги на умовах цього Договору.

1.2. Період відновлення обліку, перелік ділянок обліку, склад і обсяг операцій, кількісні показники, етапи робіт, результати кожного етапу, строки виконання та вартість кожного етапу визначаються Технічним завданням (Додаток № 1), що є невід’ємною частиною цього Договору.

1.3. Відновлення обліку здійснюється виключно в межах документів, даних, пояснень і доступів, фактично переданих Замовником та зафіксованих у відповідних актах приймання-передачі за формою Додатка № 2.

1.4. Результатом надання послуг є відновлені облікові дані в погодженій обліковій системі та сформовані Виконавцем документи, регістри, розрахунки, відомості й інші результати, прямо передбачені Технічним завданням.

1.5. Послуги не включають подання податкової, фінансової, статистичної або іншої звітності, а також представництво Замовника перед державними органами, якщо інше прямо не погоджено Сторонами письмово. У межах погоджених етапів Виконавець може підготувати облікові дані, розрахунки та інформацію, необхідні Замовнику для складання або уточнення звітності.

1.6. Виявлення під час робіт додаткових періодів, операцій, документів, ділянок обліку, кількості працівників, об’єктів, банківських операцій чи інших обставин понад показники, зазначені в Технічному завданні, вважається зміною обсягу послуг і потребує письмового погодження додаткової вартості та строків.

2. ПРАВА ТА ОБОВ’ЯЗКИ ЗАМОВНИКА

2.1. Замовник зобов’язаний своєчасно оплачувати послуги відповідно до цього Договору та Технічного завдання.

2.2. До початку відповідного етапу передати Виконавцю повний комплект документів, облікових баз, реєстрів, банківських виписок, кадрових документів, звітності, пояснень, доступів та іншої інформації, необхідної для його виконання.

2.3. Передача документів, даних, носіїв та доступів оформлюється Актом приймання-передачі за формою Додатка № 2. Документи або дані, не зазначені в такому акті чи іншому письмовому підтвердженні передачі, вважаються не переданими Виконавцю.

2.4. Забезпечити достовірність, повноту, цілісність і законність походження переданих документів та даних, а також відповідність копій оригіналам.

2.5. Призначити уповноважених контактних осіб, які мають право передавати інформацію, надавати пояснення, погоджувати робочі питання та приймати результати послуг.

2.6. Надавати додаткові документи, інформацію та пояснення у строк, зазначений у письмовому запиті Виконавця, але не менше ___ робочих днів, якщо інший строк не зумовлений характером запиту.

2.7. Забезпечити резервне копіювання власних інформаційних систем та облікових баз до надання Виконавцю доступу або до внесення змін.

2.8. Самостійно забезпечити фізичну наявність активів і участь матеріально відповідальних осіб під час інвентаризації. Виконавець не відповідає за фактичне збереження активів.

2.9. Розглядати та погоджувати проміжні результати, розрахунки, переліки розбіжностей та проєкти документів у строки, визначені Технічним завданням або запитом Виконавця.

2.10. Письмово повідомляти Виконавця про всі відомі перевірки, судові спори, податкові повідомлення, втрату документів, обмеження доступу до систем, зміну відповідальних осіб та інші обставини, що можуть вплинути на відновлення обліку.

2.11. Не залучати працівників Виконавця поза межами договірних відносин і не пропонувати їм працевлаштування без попередньої письмової згоди Виконавця протягом строку дії Договору та ___ місяців після його припинення.

2.12. Замовник має право отримувати інформацію про стан виконання етапів і вимагати усунення обґрунтовано підтверджених недоліків у межах погодженого обсягу послуг.

3. ПРАВА ТА ОБОВ’ЯЗКИ ВИКОНАВЦЯ

3.1. Виконавець зобов’язаний надати послуги професійно, у межах погодженого обсягу та на підставі отриманих документів і даних.

3.2. Вести облік отриманих від Замовника оригіналів документів, носіїв і доступів та повернути їх після завершення відповідних робіт, якщо інше не погоджено Сторонами.

3.3. Інформувати Замовника про виявлені суттєві розбіжності, відсутні документи або обставини, що перешкоджають належному виконанню робіт.

3.4. Передавати Замовнику результат кожного завершеного етапу у формі та складі, визначених Технічним завданням.

3.5. Дотримуватися конфіденційності інформації Замовника.

3.6. Виконавець має право самостійно визначати методику, послідовність і організацію робіт, якщо інше прямо не встановлено Технічним завданням.

3.7. Запитувати будь-які документи, дані, доступи та пояснення, які обґрунтовано необхідні для виконання Договору.

3.8. Покладатися на достовірність переданих Замовником документів, даних і пояснень без обов’язку проводити їх юридичну, аудиторську, криміналістичну чи іншу спеціальну перевірку, якщо така перевірка окремо не погоджена.

3.9. Не розпочинати або призупинити виконання відповідного етапу в разі ненадання документів, інформації, доступів, пояснень, погоджень або оплати.

3.10. Залучати до виконання Договору працівників, підрядників і профільних фахівців, залишаючись відповідальним перед Замовником за результат їх роботи.

3.11. Ініціювати перегляд обсягу, вартості та строків, якщо фактичний стан обліку або кількісні показники істотно відрізняються від вихідних даних Технічного завдання.

4. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧІ ДОКУМЕНТІВ, ДАНИХ ТА ДОСТУПІВ

4.1. Первинна та кожна наступна передача документів, облікових баз, електронних файлів, носіїв, доступів і пояснень оформлюється Актом приймання-передачі за формою Додатка № 2 або іншим письмовим документом, що містить аналогічні реквізити.

4.2. В Акті зазначаються щонайменше: найменування документа або масиву даних; період; кількість; формат; стан; спосіб передачі; дата передачі; наявні недоліки; обмеження доступу; відповідальна особа; примітки.

4.3. Підписання Акта підтверджує факт передачі визначених у ньому матеріалів і мінімізує ризик подальших розбіжностей щодо складу, обсягу, стану та дати їх отримання.

4.4. Якщо документи або дані передаються електронною поштою, через хмарне сховище, систему електронного документообігу чи месенджер, факт передачі може додатково підтверджуватися електронним повідомленням, журналом подій системи або реєстром файлів.

4.5. Кожен випадок ненадання запитаної інформації або документів у встановлений строк фіксується Виконавцем окремим письмовим повідомленням Замовнику. Відсутність відповіді на таке повідомлення не означає, що документи або інформація були передані.

4.6. Документи, надані після завершення відповідного етапу, опрацьовуються в межах цього етапу лише за умови письмового погодження Виконавцем. У протилежному разі їх опрацювання є додатковою послугою або виконується в межах наступного етапу.

4.7. У разі передачі оригіналів Сторони можуть оформити окремий реєстр повернення. Ризик випадкової втрати електронних даних, які не були належно зарезервовані Замовником, не покладається на Виконавця.

5. ПОРЯДОК І СТРОКИ НАДАННЯ ПОСЛУГ

5.1. Послуги надаються поетапно відповідно до Додатка № 1.

5.2. Строк виконання кожного етапу починає обчислюватися з наступного робочого дня після одночасного виконання таких умов: підписання Договору та Технічного завдання; отримання передбаченої оплати; отримання повного комплекту необхідних документів, даних і доступів; погодження вихідних залишків або інших передумов, якщо вони передбачені етапом.

5.3. Строк виконання автоматично продовжується на весь період затримки Замовником оплати, документів, даних, пояснень, доступів, рішень або погоджень, а також на розумний строк, необхідний Виконавцю для відновлення робочого графіка після усунення затримки.

5.4. Якщо затримка Замовника перевищує ___ календарних днів, Виконавець має право переглянути календарний план з урахуванням завантаження команди та письмово повідомити нові строки.

5.5. Виконавець не зобов’язаний виконувати наступний етап до прийняття та оплати попереднього етапу, якщо інше прямо не визначено Додатком № 1.

5.6. Проведення інвентаризації, отримання підтверджень від третіх осіб, відновлення втрачених первинних документів, одержання банківських дублікатів та інші дії, що залежать від Замовника або третіх осіб, не включаються до строку роботи Виконавця.

6. ВАРТІСТЬ ПОСЛУГ І ПОРЯДОК РОЗРАХУНКІВ

6.1. Загальна вартість послуг за цим Договором дорівнює сумі вартості всіх етапів, визначених у Технічному завданні (Додаток № 1).

6.2. Вартість кожного етапу, порядок і строк його оплати зазначаються в Додатку № 1. Якщо відповідний рядок не заповнено, етап не вважається погодженим до виконання.

6.3. Замовник сплачує аванс за кожний етап у розмірі ___ % його вартості протягом ___ банківських днів з дати рахунку. Решта ___ % сплачується протягом ___ банківських днів після прийняття етапу або настання умов пункту 7.5 цього Договору.

6.4. Сторони можуть встановити інший порядок оплати для окремого етапу без внесення змін до основного тексту Договору, заповнивши відповідну графу Додатка № 1.

6.5. Послуги понад кількісні межі, установлені Додатком № 1, оплачуються додатково за письмово погодженою ціною, погодинною ставкою або окремим кошторисом.

6.6. Фактичні витрати, зокрема на відрядження, кур’єрську доставку, архівні послуги, відновлення носіїв, отримання дублікатів, ліцензії та доступ до сторонніх систем, не включені у вартість, якщо інше прямо не зазначено в Додатку № 1, і компенсуються Замовником окремо після погодження.

6.7. Датою оплати є дата зарахування коштів на рахунок Виконавця. Усі розрахунки здійснюються у гривнях у безготівковій формі.

7. ПРИЙМАННЯ ПОСЛУГ

7.1. Після завершення кожного етапу Виконавець передає Замовнику погоджений результат та Акт приймання-передачі наданих послуг за відповідний етап.

7.2. Замовник протягом ___ робочих днів з дати отримання Акта зобов’язаний підписати його або надати Виконавцю письмову мотивовану відмову з конкретним переліком невідповідностей Технічному завданню.

7.3. Зауваження, що стосуються робіт, не передбачених відповідним етапом, нових документів, зміни вихідних даних, побажань до іншого способу обліку або виправлення рішень, раніше письмово погоджених Замовником, не є підставою для відмови від приймання.

7.4. Обґрунтовані недоліки в межах погодженого обсягу Виконавець усуває у погоджений Сторонами строк. Після усунення недоліків етап передається на повторне приймання.

7.5. Якщо Замовник у встановлений строк не підписав Акт і не надав мотивованої відмови, відповідний етап вважається прийнятим без зауважень та підлягає оплаті в повному обсязі.

7.6. Загальний підсумковий акт може оформлюватися після завершення всіх етапів, однак його непідписання не скасовує прийняття окремих етапів відповідно до цього розділу.

8. ОСОБЛИВОСТІ ТА МЕЖІ ВІДНОВЛЕННЯ ОБЛІКУ

8.1. Відновлення обліку не є аудитом, оглядом фінансової звітності, податковою перевіркою, юридичною експертизою чи гарантією відсутності всіх помилок, порушень або претензій контролюючих органів.

8.2. Виконавець відновлює облік на підставі доступних доказів. Якщо первинні документи відсутні або містять суперечності, Виконавець може сформувати перелік невідновлених операцій, розбіжностей, припущень та документів, які необхідно отримати або оформити Замовнику.

8.3. Виконавець не створює первинні документи від імені осіб, які фактично не брали участі в господарській операції, та не підтверджує операції, фактичне здійснення яких не підтверджене належними даними.

8.4. Бухгалтерські довідки, розрахунки або внутрішні документи, сформовані Виконавцем, не замінюють відсутні первинні документи, якщо законодавство вимагає їх наявності.

8.5. Рішення про внесення виправлень до обліку, затвердження інвентаризаційних результатів, списання активів чи заборгованості, підписання документів, подання та уточнення звітності приймаються уповноваженими особами Замовника.

8.6. Підготовлені Виконавцем дані для уточнення звітності мають бути перевірені й затверджені Замовником. Подання уточнюючої звітності здійснюється Замовником або в межах окремо погодженої послуги.

8.7. Виконавець не відповідає за періоди, ділянки або операції, які не входять до Додатка № 1, а також за наслідки використання неповних результатів до завершення взаємопов’язаних етапів.

9. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ СТОРІН

9.1. Сторони несуть відповідальність за невиконання або неналежне виконання зобов’язань відповідно до цього Договору та законодавства України.

9.2. Замовник відповідає за достовірність, повноту, своєчасність і законність переданих документів, даних та пояснень; за збереження активів; за управлінські рішення; за підписання первинних документів; за затвердження результатів інвентаризації; за подання звітності та сплату податків.

9.3. Виконавець не відповідає за наслідки, спричинені відсутніми, недостовірними, суперечливими або несвоєчасно наданими документами та даними, діями третіх осіб, збоями систем Замовника, зміною законодавства після завершення відповідного етапу або використанням результатів не за призначенням.

9.4. У разі прострочення оплати Замовник сплачує пеню в розмірі подвійної облікової ставки НБУ, що діяла у відповідний період, від суми простроченого платежу за кожний день прострочення, якщо інший розмір не встановлений законом.

9.5. Сукупна відповідальність Виконавця за вимогами, пов’язаними з конкретним етапом, обмежується сумою винагороди, фактично отриманої Виконавцем за цей етап, крім випадків, коли таке обмеження прямо заборонене законом.

9.6. Виконавець не відшкодовує непрямі збитки, упущену вигоду, втрату очікуваного доходу або наслідки рішень Замовника, крім випадків, коли інше імперативно встановлено законом.

10. КОНФІДЕНЦІЙНІСТЬ ТА ПЕРСОНАЛЬНІ ДАНІ

10.1. Сторони зобов’язуються не розголошувати конфіденційну інформацію, отриману у зв’язку з виконанням Договору, крім випадків, передбачених законом або необхідних для залучення погоджених фахівців.

10.2. Доступ до персональних даних працівників Замовника надається Виконавцю лише в обсязі, необхідному для виконання кадрового та розрахункового етапу. Замовник підтверджує наявність правових підстав для такої передачі.

10.3. Зобов’язання щодо конфіденційності діють протягом строку Договору та ___ років після його припинення.

10.4. Не вважається порушенням передача інформації аудиторам, адвокатам, консультантам, банкам, страховикам або державним органам у випадках, передбачених законом чи необхідних для захисту прав Сторони, за умови дотримання належного режиму конфіденційності.

11. АНТИКОРУПЦІЙНЕ ЗАСТЕРЕЖЕННЯ ТА ФІНАНСОВИЙ МОНІТОРИНГ

11.1. Сторони зобов’язуються дотримуватися вимог законодавства у сфері запобігання корупції та легалізації доходів, одержаних злочинним шляхом.

11.2. Сторона має право відмовитися від виконання сумнівної або незаконної вказівки та вимагати документи, необхідні для ідентифікації, верифікації й належної перевірки контрагента у випадках, установлених законодавством.

11.3. Виконання Виконавцем установлених законом обов’язків суб’єкта первинного фінансового моніторингу, якщо такі обов’язки застосовуються до Виконавця, не вважається порушенням конфіденційності.

12. ФОРС-МАЖОР

12.1. Сторони звільняються від відповідальності за невиконання зобов’язань унаслідок обставин непереборної сили, які виникли після укладення Договору, перебувають поза розумним контролем Сторони та безпосередньо унеможливлюють виконання.

12.2. Сторона, яка посилається на форс-мажор, письмово повідомляє іншу Сторону у розумний строк та надає належні підтвердження відповідно до законодавства.

12.3. Строк виконання зобов’язань продовжується на період дії обставин та їх безпосередніх наслідків. Форс-мажор не звільняє Замовника від оплати послуг, фактично наданих до його настання.

13. СТРОК ДІЇ, ЗМІНА ТА ПРИПИНЕННЯ ДОГОВОРУ

13.1. Договір набирає чинності з дати його підписання Сторонами та діє до «__» ____________ 20__ року, а в частині розрахунків, конфіденційності, повернення документів і відповідальності – до повного виконання відповідних зобов’язань.

13.2. Зміни до Договору та його додатків чинні за умови їх письмового погодження Сторонами, у тому числі шляхом обміну електронними документами, підписаними КЕП.

13.3. Кожна Сторона може відмовитися від Договору, письмово повідомивши іншу Сторону не пізніше ніж за ___ календарних днів, якщо інший строк не встановлений Договором.

13.4. Виконавець має право на негайне призупинення робіт, а після письмового попередження – на односторонню відмову від Договору у разі прострочення оплати понад ___ календарних днів, систематичного ненадання документів або вимоги виконати незаконні дії.

13.5. У разі припинення Договору Замовник оплачує завершені етапи, фактично виконану частину незавершених етапів, погоджені витрати та роботи, підготовлені до виконання, якщо вони не можуть бути використані Виконавцем для інших клієнтів.

14. ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ І ПОВІДОМЛЕННЯ

14.1. Сторони можуть обмінюватися документами в паперовій або електронній формі через погоджену систему електронного документообігу, електронну пошту, хмарне сховище або інший погоджений канал.

14.2. Документи, підписані кваліфікованим електронним підписом, визнаються рівнозначними документам на паперовому носії.

14.3. Робочі повідомлення, запити та погодження, надіслані з адрес або облікових записів уповноважених контактних осіб, є належним доказом комунікації між Сторонами.

14.4. Сторона зобов’язана повідомити про зміну реквізитів, електронної адреси або контактної особи протягом ___ робочих днів. До такого повідомлення кореспонденція, направлена за попередніми реквізитами, вважається належно направленою.

15. ВИРІШЕННЯ СПОРІВ ТА ЗАКЛЮЧНІ ПОЛОЖЕННЯ

15.1. Спори та розбіжності Сторони прагнуть вирішувати шляхом переговорів і письмового обміну позиціями. За відсутності згоди спір вирішується судом відповідно до законодавства України.

15.2. Недійсність окремого положення не впливає на дійсність інших положень Договору. Сторони замінюють таке положення найближчим за економічним і правовим змістом допустимим положенням.

15.3. Усі попередні домовленості щодо предмета Договору втрачають силу з дати його підписання, крім документів, прямо включених до складу Договору.

15.4. Додатками до Договору є: Додаток № 1 – Технічне завдання на відновлення бухгалтерського обліку; Додаток № 2 – Акт приймання-передачі документів, даних, носіїв та доступів.

15.5. Договір складено українською мовою у двох примірниках або в електронній формі. Кожний примірник має однакову юридичну силу.

16. РЕКВІЗИТИ ТА ПІДПИСИ СТОРІН

 

Додаток № 1

до Договору № ___ від «__» _________ 20__ року

ТЕХНІЧНЕ ЗАВДАННЯ

на відновлення бухгалтерського обліку

1. Замовник: ________________________________________________

2. Виконавець: _______________________________________________

3. Період відновлення обліку: з «___» ____________ 20__ року по «___» ____________ 20__ року.

4. Облікова система/база: ________________________________________.

5. Стандарти обліку та система оподаткування: ________________________.

6. Вихідні кількісні показники:

7. Етапи, результати, строки та вартість:

* Строк кожного етапу обчислюється відповідно до пункту 5.2 Договору та не включає періоди очікування документів, рішень, інвентаризації, підтверджень третіх осіб і погоджень Замовника.

8. Загальна вартість послуг: ________ (_____________________) грн ___ коп., що дорівнює сумі погоджених етапів.

9. До вартості включено: ____________________________________________________.

10. До вартості не включено: ________________________________________________.

11. Формат передачі результату: відновлені дані в ___________________________; сформовані документи у форматах ___________________________; реєстр невирішених питань.

12. Особливі припущення та обмеження: _________________________________________.

13. Контактні особи та канали комунікації: ____________________________________.

14. Це Технічне завдання містить орієнтовні кількісні показники. Перевищення будь-якого показника понад ___ % є підставою для перегляду вартості та строків відповідного етапу.

 

Додаток № 2

до Договору № ____ від «___» ____________ 20__ року

АКТ № ____

приймання-передачі документів, даних, носіїв та доступів

______________________________, надалі – «Замовник», в особі ______________________________, з однієї сторони, та ______________________________, надалі – «Виконавець», в особі ______________________________, з іншої сторони, склали цей Акт про таке:

1. Замовник передав, а Виконавець прийняв для виконання Договору наведені нижче документи, дані, носії та/або доступи:

2. Окремо передані електронні доступи:

* Паролі не рекомендується зазначати в Акті; вони передаються окремим захищеним каналом.

3. За результатами первинного огляду на дату підписання Акта виявлено такі видимі недоліки, неповноту або обмеження: ________________________________________________________________________________________________________________________________________.

4. Матеріали, не перелічені в цьому Акті або іншому письмовому підтвердженні, не вважаються переданими Виконавцю. Підписання Акта не підтверджує достовірність чи юридичну достатність переданих матеріалів і не позбавляє Виконавця права запросити додаткові документи та пояснення.

5. Замовник підтверджує, що передача документів і персональних даних здійснюється на законних підставах, а електронні копії відповідають наявним у Замовника оригіналам, якщо інше прямо не зазначено в таблиці.

6. Оригінали документів/носії підлягають поверненню: ☐ після завершення відповідного етапу; ☐ після завершення Договору; ☐ інше: ________________________________.

7. Цей Акт складено у двох примірниках або підписано в електронній формі та є невід’ємною частиною Договору.