Витрати на поїздку: як правильно оформити відшкодування директору

Грантова угода передбачає статті фінансування, оподаткування проводиться за нормами ПКУ

1.ГО може провести фінансування в рамках статей грантової угоди.

2.У разі поїздки 3-х учасників кожному з них мають перераховувати підзвітні кошти і кожен має звітувати за них індивідуально.

3.Якщо директор ГО самостійно оплатили власним коштом поїздку всі 3-х учасників, то на ці дії потрібно видавати наказ, яким її ГО уповноважує це провести. Це по факту доручення. І це є важливим моментом. Адже на думку ДПС в листі від 23.04.2026 р. № 2352/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК зазначено, що у разі якщо відряджений працівник здійснив з особистої платіжної картки оплату вартості проживання, квитків на проїзд тощо за інших працівників, які також направлені у відрядження роботодавцем, то відшкодування йому витрат здійснюється з розрахунку вартості проживання, проїзду тільки однієї особи, тобто працівника, який сплатив кошти.

Якщо роботодавець відшкодовує працівнику усі зазначені витрати, то дохід у вигляді вартості проживання, проїзду інших працівників буде включатися до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податків як додаткове благо та оподатковуватися ПДФО і ВЗ на загальних підставах.

4. Після виконання доручення директор ГО має прозвітувати за понесені витрати, які плануються до відшкодування. Формат звітування залежить від наявності підстав для подання Звіту про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження за пп. 170.9.4 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4113 або це буде звітування у довільній формі із наданням підтвердних документів. Такими є квитки з ПІБ відряджених, рахунок на проживання із ПІБ всіх відряджених, розрахункових документів. У разі оплати платіжною карткою обов’язково додається виписка з карткового рахунку (пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ)

Детально про підзвітні суми в нашому матеріалі https://7eminar.ua/news/1436-pidzvitni-kosti-obmezennya-vimogi-ta-pomilki

5. Відповідно до ст.121 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n719 працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством. Ця трудова гарантія стосується виключно найманого працівника і не стосується інших засновників.

Разом з цим, відповідно до пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ дозволяється виплати без оподаткування працівникам та особі, що є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме: на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.

З огляду на це, треба визначити за статутом ГО чи відносяться 2 засновники (крім директора), яких відправили у поїздку до Мілану до членів органу управління. Можливо таким є правління, а вони члени правління.

Добові засновникам, що не перебувають у трудових відносинах з ГО не є трудовою гарантією. А тому у разі їх виплати це утворить оподатковуваний дохід.

Щодо проїзду та проживання у них не виникатиме ризик оподатковуваного доходу, адже всі ризики виникатимуть при компенсації понесених витрат директору.

Отже, оподаткування вартості понесених витрат директором на проїзд та проживання 2х решта відряджених залежить від вірного оформлення доручення.

Раді допомогти, звертайтесь ще!