Виплата матеріальної допомоги працівнику у відпустці по догляду

Матдопомогу працівниці у відпустці по догляду до 3 років можна виплатити, але потрібно спочатку визначити її вид (систематична «на оздоровлення» / інша за положенням про оплату праці чи разова нецільова допомога за заявою) і від цього правильно оформити документи та оподаткувати.

Обґрунтування

1. Працівниця у відпустці до 3 років зберігає трудові відносини. За нею зберігається місце роботи, хоча час цієї відпустки не входить до стажу для щорічної відпустки, крім періоду вагітності та пологів, що прямо випливає зі ст. 9 Закону про відпустки та згадки про виняток для цієї частково оплачуваної відпустки у ст. 9 Закону про відпустки. Тобто працівниця залишається штатним працівником, і роботодавець може надавати їй виплати.

2. Якщо це систематична матдопомога (наприклад, на оздоровлення, передбачена колдоговором). Така допомога, коли надається всім або більшості працівників і закріплена у колективному договорі чи положенні про оплату праці, належить до інших заохочувальних та компенсаційних виплат у складі фонду оплати праці за пп. 2.3.3 Інструкції №5. У такому разі:

   • оформлюєте наказ (може бути на підставі заяви або без неї, якщо це «автоматична» виплата за колдоговором);
   • на суму допомоги нараховуєте ЄСВ, ПДФО 18% і військовий збір 5%;
   • у Додатку 1 об’єднаної звітності показуєте разом із зарплатою місяця, у 4ДФ – з ознакою доходу «101» (як зарплата).

3. Якщо це разова допомога за заявою (нецільова благодійна / разова матдопомога). Допомога, що надається окремому працівнику за заявою у зв’язку з сімейними обставинами, на лікування, оздоровлення дитини тощо, носить разовий характер і не є складовою фонду оплати праці згідно з п. 3.31 Інструкції №5. Тоді алгоритм такий:

   • працівниця подає заяву з проханням надати допомогу і коротким описом підстав;
   • керівник видає наказ про надання разової матдопомоги;
   • далі обираєте податковий режим:
     • як нецільова благодійна допомога за пп. 170.7.3 ПКУ: сума в межах 4660 грн у 2026 році не оподатковується ПДФО і ВЗ, ЄСВ не нараховується; перевищення – оподатковується ПДФО 18% і ВЗ 5%; у 4ДФ – ознака доходу «169», ЄСВ – 0;
     • або, якщо вже нарахували податки «як зарплату», можна в наказі прямо записати, що матдопомога для цілей оподаткування прирівнюється до зарплати, і тоді вся сума обкладається ПДФО, ВЗ, ЄСВ та показується з ознакою «101» разом із зарплатою.

4. Практичні кроки роботодавця.

   1. Вирішіть із директором, чи буде це систематична виплата за положенням (фонд оплати праці) чи разова нецільова / цільова допомога.
   2. Якщо це разова допомога – отримайте заяву від працівниці із зазначенням суми та причини.
   3. Підготуйте наказ: вид допомоги, сума, підстава (заява, колдоговір тощо), можливе формулювання щодо прирівняння до зарплати для оподаткування, якщо обираєте такий варіант.
   4. Нарахуйте податки та ЄСВ відповідно до обраного виду допомоги та правильно відобразіть її в об’єднаній звітності (код «101» – як зарплата, або «169» – як нецільова благодійна).

Роботодавець має право підтримати працівницю у відпустці до 3 років, головне — чітко визначити вид матдопомоги, закріпити це в заяві/наказі й узгодити з обраним варіантом оподаткування та звітності.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?