Облік акта постачальника з затримкою: можливі варіанти дій

Взяти цей акт у витрати вереснем 2026 року не можна, його слід відобразити як червневі витрати з виправленням помилки минулого періоду та, за потреби, уточненням звітності.

Обґрунтування

1. Витрати відображаються в періоді їх фактичного здійснення.
   За принципом нарахування доходи й витрати визнаються в момент їх виникнення, а не за датою документів чи платежів, і операції обліковують відповідно до їх сутності, а не лише юридичної форми, що закріплено у ст. 4 Закону № 996-14. Отже, якщо послуги фактично надані у червні 2026 року, то для бухобліку це витрати саме червня, незалежно від дати складання акта та його запізнілого отримання у вересні.

2. Первинний документ підтверджує операцію, але не «переносить» її в інший період.
   Первинні документи є підставою для бухгалтерського обліку, однак ч. 1, 5 ст. 9 Закону № 996-14 вимагають відображати господарські операції у тому звітному періоді, коли вони здійснені, а не коли отримано акт. Тому віднесення цих витрат на вересень спотворюватиме фінансовий результат вересня та червня і створює ризик претензій контролюючих органів.

3. Запізнілу первинку враховують через виправлення помилки минулого періоду.
   Якщо операцію не відображено у періоді її здійснення, а первинний документ отримано пізніше після подання фінансової звітності, це вважається помилкою, яку необхідно виправити: оформити внутрішній документ (бухгалтерську довідку) на підставі отриманого акта, скоригувати облікові дані червня і, за суттєвості та наявності впливу на податкову декларацію, оновити фінансову звітність за відповідний рік згідно з підходом, описаним у ст. 14 Закону № 996-14 та НП(С)БО 6.

4. Для ПДВ орієнтуються на першу подію, але це не змінює період витрат.
   Податкові зобов’язання з ПДВ за послугами виникають за правилом першої події (дата оплати або дата документа, що підтверджує надання послуг) за п. 187.1 ПКУ. У вас першою подією була передоплата, отже ПДВ-зобов’язання вже мали бути відображені тоді, і запізнілий акт нічого не змінює. Це додатково підтверджує, що відображати витрати вереснем неправильно, оскільки ПДВ уже виник раніше.

Тобто акт, отриманий у вересні, слід використати для документального підтвердження червневої операції і виправлення помилки, а не для формування витрат вересня.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?