Визначення статусу автомобіля для відрядження в наказі

Автомобіль за договором позички можна вважати службовим транспортом підприємства на період користування, у наказі про відрядження його слід чітко ідентифікувати (марка, держномер тощо) як авто, передане підприємству за договором позички.

Обґрунтування

1. Статус авто за договором позички. За договором позички працівник безоплатно передає автомобіль підприємству у користування, а підприємство використовує його у своїй діяльності та несе відповідальність за експлуатацію, облік ведуть на позабалансовому рахунку як транспорт, отриманий у користування. Такий автомобіль фактично виконує функції службового транспорту підприємства, хоча право власності залишається за працівником, і це відповідає цивільно-правовим нормам про безоплатне користування річчю за ст. 827 ЦКУ.

2. Формулювання в наказі про відрядження. У наказі доцільно прописати, що працівник (директор) вибуває у відрядження на автомобілі, переданому підприємству за договором позички, із зазначенням: марки, моделі, державного номера, за потреби – VIN та реквізитів договору позички (номер, дата). Наприклад: «відрядження здійснюється на автомобілі Toyota Corolla, д.н.з. АА0000АА, переданому підприємству у користування за договором позички від 01.09.2026 № 1».

3. Зв’язок з відрядженням і витратами. Зазначення в наказі, що відрядження здійснюється на автомобілі, який використовується в господарській діяльності підприємства, допомагає підтвердити службовий характер поїздки та правомірність списання пального й інших витрат за подорожніми листами як витрат підприємства, що відповідають вимогам до первинних документів за ч. 2 ст. 9 Закону №996-XIV.

Для уникнення податкових претензій важливо, щоб у наказі та подорожніх листах авто було однозначно ідентифіковано як транспорт, що використовується підприємством у госпдіяльності.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?