Забезпечення реєстрації ПДВ накладних у разі звільнення директора

Алгоритм дій для делегування права підпису
1. Оформлення внутрішнього наказу

Директор має видати наказ по підприємству про делегування заступнику права підпису податкових накладних та розрахунків коригування. У наказі слід чітко зазначити обсяг повноважень, наприклад: «з правом підпису податкових накладних та розрахунків коригування в електронному вигляді». Це передбачено п. 42.6 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20260531#n1091).

2. Отримання КЕП для заступника

Заступник директора повинен отримати власний кваліфікований електронний підпис (КЕП). Це має бути службовий КЕП, виданий на заступника як на посадову особу саме вашого підприємства із зазначенням коду ЄДРПОУ компанії. Особистий КЕП фізичної особи для цих цілей не підходить.

3. Повідомлення про надання інформації щодо КЕП

Щоб система ідентифікувала підпис заступника при реєстрації ПН, необхідно подати Повідомлення за формою J1391103. У цьому документі зазначаються дані заступника директора. У графі «Тип підпису» вказується: «Підпис податкових накладних».

Повідомлення підписує спочатку заступник своїм новим КЕП, а потім — чинний директор своїм КЕП, після чого накладається печатка (за наявності).

Заступник зможе самостійно реєструвати ПН тільки після отримання позитивної квитанції про прийняття цього Повідомлення.

ПН має підписувати особа, яка має відповідні повноваження і на дату складання документа, і на дату його фактичної реєстрації. Якщо заступник отримає право підпису сьогодні, він зможе підписати та зареєструвати ПН, виписані від сьогоднішньої дати.

А щоб можливість реєстрації не зникла в момент звільнення директора, відомості про заступника як підписанта слід завчасно внести до ЄДР. За участі засновника (коли він буде на зв'язку або через нотаріальну довіреність) внесіть заступника до ЄДР як особу, яка має право вчиняти дії від імені юридичної особи без довіреності (підписанта) з відповідним обсягом повноважень (підписання звітності та ПН/РК). Якщо заступника офіційно призначать тимчасово виконуючим обов'язки керівника (в.о. директора), на нього до ДПС подається нове Повідомлення за формою J1391104 з типом підпису «Директор», що забезпечить безперервну реєстрацію ПН/РК навіть після виключення попереднього директора з реєстру.

Раді допомогти, звертайтесь ще!