Документальне підтвердження витрат ФОП: акти та їх оформлення

Порядок включення вартості інструментів до витрат безпосередньо залежить від їхньої вартості та строку служби. Якщо вартість інструменту не перевищує 20 000 грн (або строк його служби менше 1 року), його вартість можна включити до витрат у періоді передачі в експлуатацію за наявності документів про придбання, оплату та акта передачі в експлуатацію; додатковий акт списання для первісного визнання витрат не потрібен. Якщо ж вартість перевищує 20 000 грн і строк служби більше року, інструмент є основним засобом і списується до витрат виключно через амортизацію.

Відповідно до Податкового кодексу України, пп. 14.1.138 п. 14.1 ст. 14:

• Основними засобами (ОЗ) вважаються матеріальні активи, що призначаються для використання в господарській діяльності, вартість яких перевищує 20 000 грн та очікуваний строк корисного використання становить понад один рік.
• Матеріальні активи, строк служби яких менше одного року (незалежно від вартості), класифікуються як малоцінні та швидкозношувані предмети (МШП).
• Матеріальні активи зі строком служби понад один рік, але вартістю не більше 20 000 грн, для цілей оподаткування не є основними засобами.

Залежно від цих критеріїв порядок відображення у ФОП на загальній системі оподаткування відрізняється:

1. Інструменти вартістю понад 20 000 грн і строком служби понад 1 рік:
   
   • Згідно з Податковим кодексом України, пп. 177.4.5 п. 177.4 ст. 177 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4292, витрати на придбання основних засобів не включаються безпосередньо до складу витрат. Відповідно до Податкового кодексу України, пп. 177.4.6 п. 177.4 ст. 177, підприємець має право (за власним бажанням) відносити їх вартість до витрат через нарахування амортизації за умови ведення окремого обліку таких витрат.
2. Інструменти вартістю до 20 000 грн (незалежно від строку) або інструменти зі строком служби до 1 року:
   
   • Оскільки такі активи не підпадають під визначення ОЗ за пп. 14.1.138 ПКУ, заборона на включення до витрат за пп. 177.4.5 ПКУ на них не поширюється. ФОП має право включити їх повну вартість до складу витрат на підставі Податкового кодексу України, пп. 177.4.1 або пп. 177.4.4 п. 177.4 ст. 177 у періоді передачі в експлуатацію та отримання доходу від відповідної діяльності.

Відповідно до Податкового кодексу України, п. 177.2 ст. 177, об'єктом оподаткування є чистий оподатковуваний дохід — різниця між загальним оподатковуваним доходом і документально підтвердженими витратами, пов'язаними з господарською діяльністю.

Для включення вартості інструментів (вартістю до 20 000 грн або МШП) до витрат обов'язковою є сукупність трьох фактів, підтверджених первинними документами:

• Факт отримання (придбання): видаткова накладна, товарний чек тощо.
• Факт оплати: платіжна інструкція, фіскальний чек, квитанція.
• Факт початку використання в господарській діяльності: акт приймання-передачі (введення/передачі) в експлуатацію або накладна-вимога на внутрішнє переміщення.

Чи потрібен додатково акт списання?

Для включення до витрат — ні. Акт передачі в експлуатацію разом із документами про купівлю та оплату є достатньою підставою для визнання витрат у податковому обліку ФОП.
Після передачі інструментів у роботу їхня вартість вважається спожитою в господарській діяльності, а ФОП веде їх оперативний кількісний облік до фактичного вибуття.
Акт списання (ліквідації) складається не в момент визнання витрат, а пізніше — лише тоді, коли інструмент стане повністю непридатним для використання через фізичний знос або поломку, для підтвердження його зняття з оперативного обліку та утилізації.

Раді допомогти, звертайтесь ще!