Добові за відрядження за кордоном: нарахування та оподаткування

Так, ви можете нарахувати працівникові добові за період закордонного відрядження, і вони не оподатковуватимуться в межах ліміту 80 євро за кожен день відрядження за наявності підтвердження днів поїздки та ділової мети.

Обґрунтування

1. Право на добові не залежить від того, хто оплачує проїзд і проживання. Добові – це витрати на харчування та інші власні потреби у зв’язку з відрядженням, які не потребують документального підтвердження самих витрат, а лише днів відрядження і зв’язку з діяльністю роботодавця за пп. 170.9.1 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) у чинній редакції, зокрема в частині, наведений у Податковому кодексі України. Той факт, що приймаюча сторона оплачує проживання, проїзд і навіть свої «добові», не забороняє вашому роботодавцю виплачувати працівнику власні добові як гарантію, передбачену трудовим законодавством.

2. Неоподатковуваний ліміт добових за кордон – 80 євро на день. За пп. «а» пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 ПКУ до оподатковуваного доходу не включаються добові витрати на відрядження, не підтверджені документально, у частині закордонних відряджень у розмірі не вище 80 євро за кожен календарний день відрядження за офіційним курсом НБУ, розрахованим для кожного дня. Якщо ваші нараховані добові не перевищують еквівалент 80 євро за день, ПДФО і військовий збір не нараховуються.

3. Потрібні документи для неоподаткованих добових. Для визначення кількості днів відрядження та підтвердження його реальності і ділової мети необхідні: наказ про відрядження, а також один чи кілька документів, що підтверджують перебування працівника за кордоном (штампи прикордонної служби, посадкові талони, проїзні документи, рахунки за проживання, інші документи), і документи, що підтверджують зв’язок поїздки з діяльністю роботодавця, зокрема запрошення приймаючої сторони, як прямо випливає з пп. 170.9.1 ПКУ, наведеного в Податковому кодексі України. Комплект «наказ + штампи/квитки/посадкові талони + запрошення» є достатнім, навіть якщо працівник сам нічого не оплачував.

4. Оподаткування у разі перевищення ліміту. Якщо ви встановите добові понад еквівалент 80 євро/день, сума перевищення включається до оподатковуваного доходу працівника як додаткове благо і оподатковується ПДФО та військовим збором за загальними правилами п. 170.9.1 ПКУ, наведеного в Податковому кодексі України.

Добові за дні закордонного відрядження ви нарахувати можете, і за умови дотримання ліміту 80 євро/день та наявності належних документів вони будуть для працівника неоподатковуваними.