Використання службового автомобіля у вихідні: облік та ризики перевірок

Законодавство не забороняє вчиняти правочини щодо придбання або отримання пального від імені підприємства в неробочий час.

Якщо водій (директор) заправив службове авто у свій законний вихідний, це заправлення не означає, що пальне використали не в господарській діяльності підприємства. Тому що заправлення авто та списання пального — дві окремі господарські операції. Операція зі списання пального за подорожнім листом або його замінником підтверджує, що пальне використали в господарській діяльності.

Якщо працівник заправив автомобіль у вихідний, а використовував його в робочі дні (що підтверджують первинні документи), то факту використання автомобіля в особистих цілях немає. Отже, в контролерів не повинно виникати питань щодо віднесення вартості цього пального до податкового кредиту з ПДВ або його класифікації як додаткового блага працівника.

Проте іноді податківці вважають інакше. Обгрунтування: коли працівник, за яким закріпили службове авто, заправляє його в позаробочий час або у вихідний день, ця операція є негосподарським використанням пального. Вони вважають, що працівник використовує це пальне у власних цілях. Відповідно, це заправлення є його додатковим благом.

Контролери стверджують, що відбулось використання службового авто в особистих цілях у неробочий час. І це теж додаткове благо праціника.

Хоча, слід зазначити, що суди стають на бік підприємства. Вони вважають, що платник, зважаючи на особливості своєї господарської діяльності, самостійно вирішує, в які дні — робочі чи вихідні — йому придбавати необхідні товари або послуги. Однак рекомендуємо уникати випадків заправлення авто у вихідні дні або спробувати обґрунтовувати ці факти особливими потребами (підготовка до поїздки, відрядження, робочий день цього конкретного працівника, ненормований робочий час тощо).

Оформлення внутрішніх документів:

• Подорожній лист — головний доказ: конкретна мета поїздки, маршрут, показники спідометра, узгодженість кілометражу зі списаним пальним; дата/час/адреса АЗС у чеку мають збігатися з даними листа.
• Наказ про використання службового авто: перелік допущених осіб, норми витрати пального, порядок оформлення листів і актів списання.
• За потреби — окремий наказ про зберігання авто поза територією підприємства (наприклад, вдома в керівника).
• Ненормований робочий день для керівника (у трудовому договорі й наказі) — знімає питання про виїзди поза стандартним графіком без додаткових компенсаційних наслідків. Альтернатива — наказ про залучення до роботи у вихідний, але тоді обов'язкова оплата в подвійному розмірі або відгул за КЗпП.
• Службова записка про причину заправлення саме у вихідний (підготовка до поїздки, відрядження).

Раді допомогти, звертайтесь ще!