Облік товарів ФОП: ведення документів та покупки у фізосіб

Для ФОПа, який продає техніку, товарний облік треба вести обов’язково, а у Формі обліку можна зазначати номер замовлення з AliExpress і банківську квитанцію як реквізити первинних документів, але самостійно цього недостатньо — доцільно мати власний акт/акт закупки. Купівлю у фізособи відображають за внутрішнім актом закупки (закупівельним актом) із зазначенням усіх обов’язкових реквізитів і даних продавця.

Обґрунтування

1. Коли ФОП зобов’язаний вести Форму обліку товарних запасів

Якщо ФОП продає технічно складні побутові товари, ювелірку або ліки, він зобов’язаний вести товарний облік і мати первинні документи на всі товари незалежно від групи єдиного податку. Це прямо випливає з вимог щодо товарного обліку та винятків для єдинників, які не реалізують «ризикові» категорії. У такому разі ФОП веде Форму обліку товарних запасів та зберігає первинні документи відповідно до наказу Мінфіну від 03.09.2021 №496 від 03.09.2021 №496.

2. Які документи є первинними для товару з AliExpress

Для ФОПа ключовим є наявність первинного документа з обов’язковими реквізитами. Закон не фіксує жорсткий перелік назв первинних документів. Важливо, щоб документ містив усі реквізити, передбачені Законом про бухгалтерський облік, зокрема найменування, дату, зміст операції, підписи тощо Закон про бухгалтерський облік. Банківська квитанція сама по собі підтверджує факт оплати, але не опис товару. Замовлення з маркетплейсу і ТТН не вважаються належною первинкою для обліку витрат і походження товару. Для обліку потрібні інвойси, договори, платіжні документи, а не лише замовлення з платформи ст. 43 Митного кодексу України.

3. Як відображати в Формі обліку закупівлі з AliExpress

Оптимальний підхід для товару з AliExpress:

1. отримати інвойс/рахунок від продавця на AliExpress із зазначенням покупця (ФОП), переліку товарів, цін, дати;
2. зберегти банківську виписку або квитанцію про списання коштів з підприємницького рахунку;
3. за потреби оформити внутрішній акт оприбуткування на підставі інвойсу та виписки.

У Формі обліку товарних запасів (за наказом №496) ФОП відображає: дату надходження, найменування товару, кількість, вартість та реквізити первинного документа. У графі про документ цілком допустимо зазначати, наприклад: «Інвойс AliExpress №… від …, платіж №… (квитанція банку)» або «Акт оприбуткування №… від … на підставі замовлення AliExpress №… та квитанції банку». Посилання на номер замовлення і банківську квитанцію як реквізити підстави є допустимими, якщо вони прив’язані до оформленого первинного документа, що відповідає вимогам Закону про бухоблік статті дев'ятій.

4. Як оформити закупівлю товару у фізичної особи (б/в, в т.ч. з OLX)

Для придбання товару у фізособи (резидента) найкраще оформити акт закупки (закупівельний акт) між ФОПом і продавцем. Закон не затверджує уніфіковану форму акта, тому ФОП може розробити власну, але вона має містити всі обов’язкові реквізити первинного документа Закон про бухгалтерський облік. На практиці для ФОПів рекомендовано використовувати акти закупки й опис залишків як основні первинні документи для вживаних товарів Наказом №496.

В акті закупки доцільно зазначити:
• дані продавця-фізособи (ПІБ, податковий номер, адреса);
• дані ФОПа (ПІБ, РНОКПП);
• детальний опис товару (назва, модель, серійний номер, стан б/в);
• кількість і вартість;
• дату операції;
• підписи обох сторін.

Далі цей акт закупки є підставою для запису у Форму обліку товарних запасів (графа «Документ, що підтверджує надходження» — «Акт закупки №… від …»). Якщо оплата проводиться безготівково, у пакеті документів додається платіжка/банківська квитанція, якщо готівкою — видатковий касовий ордер або відмітка в акті про отримання коштів.

5. Внутрішні акти оприбуткування, коли повноцінних документів немає

У ситуаціях, коли частину товару було раніше придбано як фізособою без належних документів, для впорядкування обліку застосовують опис залишків та/або внутрішні акти оприбуткування, які ФОП складає самостійно. Такий підхід прямо випливає з форми обліку товарних запасів, затвердженої наказом Мінфіну №496, яка передбачає можливість опису залишків і відображення товару на підставі внутрішніх документів ФОПа № 496. До внутрішнього акта доцільно долучити будь-які наявні підтвердження придбання фізособою: роздрук замовлення, експрес-накладну поштового оператора, виписку по картці фізособи. У сукупності з актом це створює документальну основу для оприбуткування та внесення до Форми.

Підсумовуючи, для техніки з AliExpress та б/в товарів з OLX ФОП має організувати товарний облік через Форму за наказом №496, використовуючи інвойси, акти закупки та внутрішні акти оприбуткування, а реквізити замовлень і банківських квитанцій можна й потрібно зазначати в цій Формі як ідентифікатори первинних документів.