Остаточний розрахунок з працівником за відрядження: нюанси та механізм

Остаточний розрахунок робите виходячи з витрат у валюті за первинними документами, перерахованих у гривню за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту, порівнюєте з виданим гривневим авансом і або доплачуєте працівнику, або він повертає залишок. Суми фактичного списання з карток (гривневої та валютної) використовуєте лише для виділення банківських витрат, але не для визначення суми «витрат на відрядження» у бухобліку.

Обґрунтування

1. Які суми вважаються витратами на відрядження

Якщо аванс працівнику видали у гривні або аванс узагалі не видавали, то усі витрати працівника у валюті (квитки, готель, інші підтверджені витрати, а також добові, встановлені в іноземній валюті) для цілей бухобліку визначають за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту. Це відповідає правилу, що валютні операції при первісному визнанні відображають за курсом НБУ на дату здійснення операції, якою в цій ситуації є дата затвердження звіту, бо саме тоді вперше визнається валютна операція в обліку після гривневої видачі авансу. Такий підхід узгоджується з вимогами п. 5 НП(С)БО 21 та його застосуванням у практичних прикладах.

2. Як працюють різні картки у відрядженні

Гривнева особиста картка: при перерахуванні авансу у гривні на таку картку валютної операції ще немає, вона виникає лише тоді, коли працівник за кордоном розраховується у валюті. Тому для обліку витрат на відрядження берете суму в іноземній валюті з підтвердних документів і перераховуєте її за курсом НБУ на дату затвердження звіту, незалежно від того, за яким комерційним курсом банк фактично списав гривню з картки.

Валютна особиста картка: якщо працівник розраховується такою карткою, ви все одно формуєте витрати на відрядження за сумами у валюті з чеків / рахунків і знову ж таки перераховуєте їх у гривню за курсом НБУ на дату затвердження звіту. Фактичне списання валюти з особистої картки для бухобліку витрат підприємства значення не має, це лише джерело фінансування працівника.

3. Банківська різниця між сумою за курсом НБУ та фактичним списанням по картці

Через різницю між курсом НБУ та комерційним курсом банку фактичне списання з рахунку (у гривні) може бути більшим або меншим, ніж гривневий еквівалент за курсом НБУ. Ця різниця:

• з точки зору бухобліку є банківськими витратами підприємства, якщо підприємство їх компенсує працівнику
• не є курсовою різницею, оскільки курсові різниці за НП(С)БО 21 визначають як різницю між оцінками однієї й тієї ж суми іноземної валюти за різними курсами НБУ, а тут йдеться про відмінність між курсом НБУ і комерційним курсом банку п. 4 НП(С)БО-21.

У разі використання корпоративної картки така банківська різниця завжди є витратами підприємства і не утворює доходу працівника. Якщо ж розрахунки здійснені особистою карткою працівника, компенсація йому банківської різниці (тобто перевищення фактично списаної з картки гривневої суми над гривневим еквівалентом за курсом НБУ) є доходом працівника, який підлягає оподаткуванню ПДФО і військовим збором, оскільки такі компенсації прямо не входять до неоподатковуваного переліку витрат на відрядження пп. 170.9.2 ПКУ та пп. 170.9.10 ПКУ.

4. Алгоритм розрахунку підзвітних сум

1. Зібрати підтвердні документи
   До авансового звіту працівник подає рахунки / чеки за готель, проїзд, інші витрати, в яких зазначено суму в іноземній валюті, а також виписки з гривневої та валютної карток, якщо розрахунки проводилися картками.

2. Визначити суму «витрат на відрядження» у гривні
   Для кожної позиції у валюті:
   – взяти суму у відповідній валюті з первинного документа
   – перерахувати її у гривню за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту
   – підсумувати всі такі суми разом із добовими, встановленими в інвалюті та перерахованими за тим самим курсом дати затвердження звіту.

Таким чином формується загальний обсяг витрат на відрядження у гривні у бухгалтерському обліку за правилами НП(С)БО 21.

3. Порівняти з виданим авансом у гривні

– якщо Y > Х, то перевитрату (Y – Х) ви доплачуєте працівнику
– якщо Х > Y, то невикористаний аванс (Х – Y) працівник повертає в касу чи на рахунок підприємства.

4. Визначити банківські витрати та оподаткування

Якщо фактично за даними виписки з особистої картки (у гривні) працівник витратив більше, ніж гривневий еквівалент за курсом НБУ (тобто виникла «банківська різниця», наприклад 2 500 грн), і підприємство вирішує цю різницю йому компенсувати, тоді:

• в бухобліку це банківські витрати поточного періоду
• для цілей ПДФО та військового збору ця компенсація не є витратами, прямо віднесеними до неоподатковуваних компенсацій відряджених осіб, отже розглядається як дохід працівника, що підлягає оподаткуванню пп. 170.9.2 ПКУ та пп. 170.9.10 ПКУ.

Якщо ж підприємство не компенсує банківську різницю, тоді:

• працівнику відшкодовують тільки суму Y, визначену за курсом НБУ на дату звіту
• різницю між фактично списаною з картки сумою і відшкодованою сумою працівник фактично несе як свої витрати, дохід у нього не виникає.

Підсумовуючи, механізм розрахунку підзвітних сум у вашій ситуації такий:

1. всі витрати у валюті визначаєте за документами у валюті та перераховуєте у гривню за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту
2. ці суми плюс добові (якщо вони встановлені у валюті) складають «витрати на відрядження» в обліку
3. порівнюєте їх із гривневим авансом і закриваєте підзвіт
4. різницю між фактичним списанням з особистих карток і сумою витрат за курсом НБУ, якщо компенсуєте, відносите на банківські витрати, але для особистих карток – з оподаткуванням ПДФО і військовим збором.