Правила нумерації та позначення Наказів в організації

1.Так, вести окрему нумерацію для різних видів наказів не просто можна, а й обов'язково потрібно.Відповідно до чинного діловодства (зокрема, Правил організації діловодства, затверджених Наказом Мін'юсту № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#Text ), накази групуються у справи та нумеруються за їхніми видами та строками зберігання, а не за темами. Кожна група наказів повинна мати свій літерний індекс (суфікс), який додається до порядкового номера.
Нумерація кожного виду наказів ведеться в хронологічному порядку, є наскрізною і щороку починається заново — з № 1 (з 1 січня кожного року).
2.Рекомендована Мін'юстом та загальноприйнята практика кодування наказів виглядає так:
1) Накази з основної діяльності (універсальні/загальні): Наказ про облікову політику, про затвердження штатного розпису, про організацію військового обліку, про призначення відповідального з охорони праці, про проведення інвентаризації.
Нумерувати тільки цифрами (без літер) або з індексом «-ОД».
Приклад: Наказ № 1 або Наказ № 1-ОД.
Строк зберігання: Постійно (або до ліквідації підприємства).
2)Накази з кадрових питань (по особовому складу). Кадрові накази за законом обов'язково діляться на дві окремі папки через різні строки зберігання:
- тривалого зберігання (75 років): прийом на роботу, звільнення, переведення на іншу посаду, довгострокові відрядження, заохочення. Традиційно додають літеру «-К» або «-ОС» (кадри / особовий склад).
- тимчасового зберігання (5 років): надання щорічних відпусток, відпусток за сімейними обставинами, короткострокові побутові відрядження, стягнення (догани). Використовують літери «-К/ТМ» або «-В» (відпустки/відрядження).
3) Накази з адміністративно-господарських питань:оренда приміщень, придбання канцелярії, дрібний ремонт, оплата комунальних послуг, внутрішній розпорядок роботи офісу.Додають літеру «-АГП» або «-Г». Строк зберігання 5 років.
Накази про призначення відповідальних за охорону праці, затвердження інструкцій з безпеки чи організацію військового обліку на підприємстві за своєю суттю є наказами з основної діяльності. Вони мають зберігатися в одній загальній папці наказів з основної діяльності (під загальними номерами № 1, № 2 тощо) і мати строк зберігання «Постійно».
Якщо ви винесете їх в окрему нумерацію (наприклад, -ВО чи -ОП), ви порушите правило групування документів за строками зберігання.

Раді допомогти, звертайтесь ще!

🥳 Професійне свято варте особливих пропозицій! Знижки до -70% і подарунки для Вас! 👉https://7eminar.ua/subscribe2