Дії бухгалтера при втраті майна після закінчення оренди

Якщо договір оренди ще діє або не оформлено повернення приміщення, акт приймання‑передачі при поверненні об’єкта скласти можна і бажано, доцільно зафіксувати відсутність балона та вимогу відшкодувати його вартість. Питання відшкодування вартості балона вирішується за домовленістю сторін або в претензійно‑позовному порядку.

Обґрунтування

Орендар зобов’язаний берегти орендоване майно, запобігати його псуванню або пошкодженню та відшкодувати вартість майна у разі знищення чи псування з його вини. Це прямо випливає з обов’язку орендаря берегти майно та обов’язку відшкодовувати вартість орендованого майна у разі його знищення чи псування з вини орендаря. Такі правила встановлено для орендних відносин щодо майна суб’єктів господарювання, у тому числі ТОВ. Господарський кодекс України

Відсутність акта приймання‑передачі при початку оренди не позбавляє права оформити акт при її завершенні. Акт повернення фіксує стан майна на дату виїзду орендаря та наявність або відсутність окремих об’єктів, що стає підставою для претензій щодо відшкодування вартості втраченого майна.

Якщо сторони погоджуються, можна скласти акт заднім числом або датою фактичного повернення із зазначенням відсутнього балона. У такому акті доцільно описати, що балон мав бути у приміщенні згідно з договором або внутрішнім описом, але фактично відсутній, та зафіксувати зобов’язання ФОПа відшкодувати його вартість або повернути аналогічний.

Для бухобліку вартість зниклого балона слід відобразити як заборгованість орендаря або як нестачу з подальшим відшкодуванням. Конкретні проводки залежать від того, як балон обліковувався (запаси чи основні засоби) та чи погоджується орендар відшкодувати збиток.

Алгоритм дій

1. Перевірити договір оренди.
   Чи є в ньому опис комплектності приміщення, перелік переданого майна, порядок повернення та відповідальність за знищення чи псування.

2. Оформити акт повернення приміщення.

   • Скласти акт приймання‑передачі при поверненні.
   • Описати фактичний стан приміщення.
   • Окремим пунктом зазначити відсутність балона.

3. Зафіксувати позицію орендаря.

   • За можливості отримати підпис ФОПа під актом.
   • Якщо ФОП відмовляється підписувати, зафіксувати відмову письмово, можна з участю свідків або внутрішньої комісії.

4. Виставити вимогу про відшкодування.

   • Лист‑претензія з вимогою компенсувати вартість балона або повернути аналогічний.
   • Визначити суму збитку (за балансовою або ринковою вартістю згідно з вашими внутрішніми правилами).

5. Відобразити операції в обліку.

   • Якщо ФОП погодився відшкодувати – відобразити дебіторську заборгованість до моменту оплати.
   • Якщо не погодився – відобразити нестачу та далі діяти за внутрішніми процедурами щодо стягнення збитків.

Ризики / нюанси

Якщо на початку оренди не було акта з переліком майна, довести, що балон передавався орендарю, складніше. У такому разі важливі інші докази: фото, внутрішні описи, свідчення працівників, записи інвентаризації.

Якщо сторони не досягнуть згоди, спір переходить у юридичну площину. У такому випадку шанси на успіх залежать від того, наскільки документально підтверджено факт передання балона в оренду та його вартість.

Підсумок: акт повернення приміщення тепер доцільно скласти, за його допомогою зафіксувати відсутність балона і на цій підставі вимагати відшкодування від ФОПа та відобразити відповідні операції в обліку.