Списання знищеного товару: ризики та бухгалтерські нюанси декларування

Списання за бухдовідкою від 30.06.2026 податкова з великою ймовірністю не визнає, адже обов’язкові документи інвентаризації й ДСНС датовані 03.07.2026, тому коректно відносити втрати до III кварталу, а не до І півріччя. Інакше на перевірці податківці можуть перекваліфікувати дату списання на липень з донарахуванням податку на прибуток за І півріччя.

Обґрунтування

Бухоблік і податок на прибуток прив’язані до дати завершення інвентаризації. За підходом контролюючих органів, втрати від знищення запасів відображаються у складі витрат на підставі первинних документів та обов’язкової інвентаризації, проведеної саме у зв’язку з надзвичайною подією. Це прямо випливає з методології бухобліку та підтверджується податковими індивідуальними консультаціями з аналогічних ситуацій, де наголошується, що врахування у складі витрат втрат від псування або знищення майна здійснюється на підставі відповідних первинних документів і результатів обов’язкової інвентаризації.

У вашому випадку юридично підтверджений факт втрати майна сформувався саме 03.07.2026. На цю дату: 1) зафіксовано припинення пожежі актом ДСНС; 2) проведено інвентаризацію і складено акт, де конкретизовано перелік і вартість знищених ТМЦ. Саме ці документи є належними первинними для визнання активів втраченими і для формування витрат. До 03.07.2026 у вас не було ані акта інвентаризації, ані остаточного документа ДСНС, тож обґрунтовано стверджувати розмір остаточних втрат станом на 30.06.2026 формально не можна.

Бухгалтерська довідка без інвентаризації в такій ситуації – допоміжний, а не первинний документ. Довідка може лише підсумувати й «прив’язати» до обліку дані первинних документів, але не замінює собою акт інвентаризації й акт ДСНС. Якщо довідка датована 30.06.2026, а первинні документи – 03.07.2026, податкова при контрольному зіставленні дат обґрунтовано скаже, що на 30.06 не було належної документальної бази для списання запасів. Відповідно, витрати мали б визнаватися не раніше періоду, коли інвентаризація завершена і затверджена.

Для податку на прибуток податковці орієнтуються саме на дату первинних документів, а не на «логічну» дату події. Оскільки спеціальних різниць для знищених ТМЦ немає, витрати беруться з бухобліку, але з урахуванням вимоги, щоб вони були належно документально підтверджені. Якщо акти інвентаризації і ДСНС датовані липнем, то податкова при перевірці має підстави: виключити витрати, відображені за 30.06.2026, із І півріччя; вимагати відкоригувати фінрезультат, перенісши ці суми у III квартал, коли оформлено первинні документи.

Практичний висновок. Оптимально: визнати списання товару і формування витрат на дату завершення інвентаризації та затвердження акта (липень 2026 року), а бухгалтерську довідку скласти вже на цю дату, посилаючись на акти ДСНС та інвентаризації. Включення знищеного товару у витрати І півріччя 2026 року на підставі довідки від 30.06 без належних первинних документів створює високий ризик того, що податкова «зніме» ці витрати при перевірці і перенесе їх на наступний квартал, донарахувавши податок і штрафи.

Підсумково, щоб мінімізувати спір з контролюючим органом, краще відображати списання з дати 03.07.2026 як дати завершення інвентаризації й отримання акта ДСНС, навіть якщо фактична подія сталася 28.06.2026.