Документи для перевірки ФОП: що потрібно ще окрім основного

ФОП повинен в перший день планової документальної перевірки надати податківцям усі оригінали документів, що стосуються предмета перевірки за відповідний період, а інвентаризація як окремий обов’язковий документ прямо не вимагається, але її результати можуть бути запитані та використані для підтвердження залишків товарів.

Обґрунтування

Обов’язок ФОПа мати документи для податкових цілей. ФОП зобов’язаний вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування, на підставі первинних документів та інших передбачених законом документів, а також забезпечити їх зберігання у встановлені строки. Це випливає з вимоги вести облік і зберігати документи для цілей оподаткування на підставі норм Податкового кодексу, викладених у консультації податкового органу. Податкова консультація (ЗІР)

Які документи ФОП повинен надати у перший день перевірки. Фізична особа – підприємець, щодо якої розпочато документальну перевірку, зобов’язана в перший день надати посадовій особі контролюючого органу оригінали всіх документів за перевіряємий період, що стосуються предмета перевірки. До них прямо відносять договори (угоди) робіт, послуг, акти виконаних робіт (наданих послуг), накладні, виписки банку про рух грошових коштів, книгу обліку доходів/доходів і витрат, трудові договори, відомості нарахування та виплати заробітної плати, а також інші документи щодо фінансово-господарської діяльності. Податкова консультація (ЗІР)

Право податківців отримувати копії документів. Під час перевірки контролюючий орган має право вимагати належним чином завірені копії первинних, фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів, які можуть свідчити про приховування чи заниження об’єктів оподаткування, несплату податків або порушення іншого контрольованого законодавства. Такі копії подаються на письмовий запит податкового органу не пізніше ніж за п’ять робочих днів до завершення перевірки. Податкова консультація (ЗІР)

Що ще, крім книг і первинки на придбання/реалізацію, доцільно мати готовим. Оскільки перелік документів визначається предметом перевірки, податківці на практиці можуть додатково вимагати: банківські виписки за всі підприємницькі рахунки, договори з контрагентами (постачальниками, покупцями, підрядниками, оренди, ЦПД), документи щодо розрахунків з працівниками (трудові договори, табелі, розрахункові відомості), документи на право користування приміщеннями і майном, ліцензії чи дозволи, якщо діяльність ліцензується. Це охоплюється формулюванням «інші документи, які стосуються фінансово-господарської діяльності» у вказаній консультації. Податкова консультація (ЗІР)

Інвентаризація товарів і продукції. Податкове законодавство прямо не вимагає, щоб ФОП завжди мав готові інвентаризаційні описи як окремий постійний документ, але податківці мають право вимагати проведення інвентаризації для зіставлення фактичних залишків з документами обліку. У консультації податкового органу зазначено, що саме результати інвентаризації у поєднанні з первинними документами та записами у формі обліку можуть підтверджувати наявність або відсутність порушення, а не окремі технічні таблиці. Це означає, що інвентаризація є важливим доказовим інструментом, хоча обов’язок її проведення виникає, зокрема, на вимогу податкового органу. Податкова консультація (ЗІР)

Підсумковий висновок. ФОП на ЄП+ПДВ, який перейшов на загальну систему і потрапив на планову перевірку, повинен бути готовим надати весь комплекс документів, що підтверджують доходи, витрати, рух товарів і коштів, трудові відносини та інші госпоперації, а інвентаризаційні описи і акти, хоча прямо не названі обов’язковими «на кожен день», є бажаними та можуть бути затребувані або використані для захисту позиції при зіставленні фактичних залишків з обліком.