Чи обов'язковий авансовий звіт при відрядженні з каси

Авансовий звіт у формі, затвердженій Мінфіном, обов’язковий лише коли є оподатковуваний дохід або використана готівка понад суму добових, але у будь-якому разі працівник має якось відзвітувати за видані під звіт кошти. Форму звіту (типовий бланк чи власна розробка) ви можете визначити внутрішніми документами, якщо виконуються податкові умови.

Обґрунтування

Податкові правила. Податковий кодекс вимагає подання авансового звіту у двох випадках: за наявності оподатковуваного доходу та у разі використання готівки понад суму добових, зокрема отриманої із застосуванням платіжних інструментів. У цих випадках саме авансовий звіт є підставою для розрахунку податку і повинен складатися обов’язково 170.9.4 ПКУ.

Коли авансовий звіт можна не складати. Якщо у працівника не виникає оподатковуваного доходу та готівка не використовується понад суму добових, Податковий кодекс не вимагає обов’язкового складання авансового звіту. У таких ситуаціях підприємство може або взагалі не робити авансовий звіт, або застосовувати його за власним бажанням для внутрішнього контролю 170.9.4 ПКУ.

Форма документа. Типова форма «Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт» затверджена наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841. Вона описує стандартний бланк і порядок його складання, але не забороняє роботодавцю застосовувати власну форму звітності, якщо це не суперечить вимогам ПКУ щодо випадків обов’язкового подання звіту від 28.09.2015 № 841.

Вимоги до строків і суті звітування. Незалежно від форми бланка, податкові норми вимагають, щоб працівник у встановлені строки подав підтвердні документи і, за потреби, авансовий звіт. Звіт (у типовій чи внутрішній формі) має відображати суму отриманого авансу, понесені витрати та суму, що підлягає поверненню чи доплаті. Саме на підставі такого звіту бухгалтерія відносить суми на витрати і контролює повернення невикористаних коштів п. 170.9.3 ПКУ.

Висновок. Якщо у ваших відрядженнях немає оподатковуваного доходу і готівка не використовується понад добові, закон не зобов’язує складати саме типовий бланк авансового звіту. Достатньо, щоб працівник своєчасно звітував у формі, затвердженій у вашому внутрішньому положенні, а витрати були підтверджені належними документами.