Призначення виконувача обов'язків: нюанси та фіксовані доплати під час відпустки

У вашій ситуації доплату за виконання обов’язків директора можна встановити у фіксованій сумі, а за ведення військового обліку — потрібно у відсотках до посадового окладу до 50%, і головний бухгалтер може одночасно бути в.о. директора та відповідальним за ВО; про тимчасову відпустку відповідального за ВО повідомляти ТЦК не потрібно, якщо відсутність нетривала.

Обґрунтування

1. Форма доплати за виконання обов’язків директора.
За виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника (у вашому випадку директора) виплачується доплата на умовах, передбачених колективним договором або локальним положенням про оплату праці. Закон не встановлює для бізнесу ані конкретного розміру, ані обов’язкового способу визначення (фіксована сума чи відсоток) таких доплат. Тому доплату за виконання обов’язків директора можна передбачити як фіксовану суму, якщо так визначено у ваших внутрішніх документах щодо оплати праці.

2. Доплата за ведення військового обліку має бути відсотковою.
Для відповідального за військовий облік діє спеціальна норма. Якщо на обліку менше 500 осіб, обов’язки з ВО покладають на працівника служби персоналу або особу, що веде облік працівників, і йому встановлюється доплата в розмірі до 50% посадового окладу. п. 10 Порядку №1487
Отже, доплата за ведення ВО повинна бути саме у відсотках до посадового окладу (наприклад 10%, 25% тощо), а не фіксованою сумою, навіть якщо обов’язки виконуються тимчасово під час відпустки інспектора з кадрів.

3. Можливість суміщення обов’язків директор + кадровик/відповідальний за ВО.
Суміщення професій (посад) — це виконання працівником поряд з основною роботою додаткової роботи за іншою посадою у межах робочого часу. За таку роботу проводиться доплата за суміщення професій (посад) або виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника. ст. 105 Кодексу законів про працю
Норма не забороняє покладати кілька додаткових посад/функцій одночасно на одного працівника, якщо є його згода і це оформлено наказом. Тому головний бухгалтер може одночасно бути в.о. директора та виконувати обов’язки інспектора з кадрів і відповідального за ВО з окремим зазначенням доплат за кожен вид додаткових обов’язків.

4. Обов’язок встановлювати доплату за тимчасове виконання ВО.
Коли інший працівник тимчасово виконує обов’язки відповідального за ВО замість відсутнього, він фактично виконує додаткову роботу за іншою посадою без звільнення від своєї основної роботи. За таку роботу закон прямо передбачає доплату. ст. 105 Кодексу законів про працю
З урахуванням спеціальної норми про військовий облік, доплату за тимчасове ведення ВО також необхідно встановити у відсотках до посадового окладу до 50%, а не фіксованою сумою. п. 10 Порядку №1487

5. Чи потрібно повідомляти ТЦК про відпустку відповідального за ВО і тимчасову заміну.
Повідомлення до ТЦК за формою додатку 1 подають у разі призначення, звільнення (увільнення) керівників і осіб, відповідальних за організацію та ведення військового обліку. Тимчасова відсутність (відпустка, лікарняний) основної відповідальної особи при нетривалій відсутності не вважається її призначенням чи звільненням. п. 13 Порядку №1487
Тому якщо інспектор з кадрів, відповідальний за ВО, йде у звичайну щорічну відпустку на нетривалий строк і на цей період видано наказ про тимчасове покладення обов’язків на головного бухгалтера, окремо інформувати ТЦК про таку тимчасову заміну не потрібно.

Підсумок: доплата за директора може бути фіксованою, за військовий облік — лише у відсотках до окладу (до 50%), головний бухгалтер може суміщати всі ці функції за згодою і наказом, а про короткострокову відпустку відповідального за ВО ТЦК повідомляти не потрібно.