Терміни подання авансового звіту після отримання документів працівника

Можете скласти й затвердити авансовий звіт датою 06.07.2026, якщо саме цього дня працівник подав підтвердні документи, за умови що загальний граничний строк звітування не порушується. Дата звіту не повинна бути пізнішою за фактичну дату компенсації витрат.

Обґрунтування

Податкові норми встановлюють тільки граничний строк подання звіту, а не конкретну «обов’язкову» дату в день чи після дня подання документів. Для відряджень та інших підзвітних сум граничний строк подання авансового звіту і підтвердних документів – до закінчення місяця, що настає за місяцем завершення відрядження чи виконання цивільно-правової дії. Це випливає з вимог про подання звіту до закінчення наступного місяця за місяцем завершення відповідних дій за дорученням роботодавця, наведених для авансових звітів за кошти, видані під звіт.

Якщо працівник витрачав власні кошти й лише потім подає документи на відшкодування, звіт складається на дату фактичного подання документів. У консультаційній практиці прямо вказується, що в такому випадку звіт може бути складений датою завершення дій або будь-якою датою в межах періоду до компенсації, головне – не пізніше дати відшкодування і в межах граничного строку звітування.

Отже, якщо документи подані 06.07.2026, немає вимоги чекати 07.07.2026. Навпаки, логічно і безпечніше оформити звіт саме датою 06.07.2026, а вже після його затвердження здійснити компенсацію витрат. Підсумовуючи, дата 06.07.2026 для авансового звіту є коректною, якщо не порушено граничний строк звітування та дотримана послідовність «звіт → затвердження → виплата».