Оприбуткування та списання талонів пального у бухобліку підприємства

Оприбутковувати пальне слід у день отримання талонів на суму придбаного пального, а списувати його — за актом списання за фактом використання (можна раз на місяць). У бухобліку талони відображаються як пальне на субрахунку 203, з ПДВ-кредитом на 641, а далі списуються у витрати залежно від напрямку використання.

Обґрунтування

Оприбуткування талонів. Оплачені талони на пальне обліковують як паливо на субрахунку 203 «Паливо» згідно з Інструкцією про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій, затвердженою наказом Мінфіну від 30.11.1999 №291. Фактично Ви одразу купуєте визначений обсяг пального, тому оприбутковувати його потрібно на дату отримання талонів, а не чекати кінця місяця.

Списання пального. Списувати пальне можна раз на місяць актом списання або частіше, головне щоб був первинний документ, який підтверджує фактичне використання (подорожні листи, журнал, акт). У профільних роз’ясненнях вказано, що списання раз на місяць за актом, який узгоджується з первинними документами, є припустимим підходом.

Алгоритм дій

1. Визначити суму без ПДВ і ПДВ
   Сума з ПДВ: 7 990,00 грн
   Ставка ПДВ: 20%

   Розрахунок:
   База без ПДВ = 7 990,00 / 1,2 = 6 658,33 грн
   ПДВ = 7 990,00 – 6 658,33 = 1 331,67 грн

2. Відобразити придбання та оплату в день отримання талонів
   Умовно: постачальник – рахунок 631, оплата з поточного рахунку – 311.

3. Після фактичного використання пального за талонами скласти акт списання
   На підставі подорожніх листів або інших документів, де видно пробіг, обсяг заправки та використання пального. Списати пальне з 203 на відповідні рахунки витрат (23, 91, 92, 93, 94).

Алгоритм дій (проводки для BAS)

Припускаю стандартну схему: оприбуткування пального одразу як запасів, без рахунку 371.

Далі, коли пальне використане:

Якщо пальне для виробництва — замість 92 використовуйте 23, для загальновиробничих — 91, для збуту — 93, для інших операційних — 94.

Ризики / нюанси

1. Облік саме вартості пального. В обліку фіксується вартість пального, а не «папірці» талонів, тобто важливий не сам носій, а обсяг і вартість оплаченого пального, що обліковується на 203 згідно з Інструкція.

2. Первинні документи для списання. Акт списання повинен базуватись на первинних документах, що підтверджують використання пального, та відображати зв'язок між пробігом або виконаними роботами і витраченими літрами.

Підсумок: оприбуткуйте пальне на 203 у день отримання талонів із відображенням ПДВ-кредиту, оплату проведіть у той самий день, а списання здійснюйте за фактом використання за актом, відносячи суми на відповідні рахунки витрат.