Перехід на електронний документообіг: питання та рекомендації для ТОВ

1. Цікавить чи потрібні додаткові угоди для покупців?

На нашу думку, так - бажано прописати в договорі з контрагентами, що первинні документи будуть формуватися на відправлятися кнтраоентам в електроннмоу вигляді.

Оскільки Закон про бухоблік № 996 в ст. 9 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155) передбачає, що первинні документи можуть складатися в пареровій чи елетронній формі - сторони мають узгодити між собою - в якій саме формі в межах даного договору буде проводитись документооборот видатковими накладними.

Крім того, треба визначитись з підписанатми таких видаткових накладних, якщо їх будуть підписувати не директора, адже тоді і комірники (інші працівники), які проводять відвантаження товару, або й ого отримання за довіреністю мають мати КЕП для підпису електронних документів (видаткових накладних)

2. Чи потрібно зберігати електронні видаткові на носій? 4. Як правильно зберегти цю електронну видаткову і в якому форматі? І як перевірити чи вірно збережено?

За визначенням Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг" № 851 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#n41):

"Стаття 7. Оригінал електронного документа

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги"..."

Отже, оригіналом первинного документа в електронному виді є сам документ + КЕП.

Ці файли Ви маєте зберігати на електронному носії (флешці, хмарному сховищі)

3. Чи достатньо роздрукувати видаткову і файл "завантажений контрагентом" і все?

Ні, не достатньо. Це буде лише друкована копія електронного документа.

Маєте зберігати оригінал первнинного документа. За зберіганні оригіналів електронних документів надавачі електронних послуг (МЕДок, ВЧАСНО) та інші) зазвичай беруть окрему плату.

5. Як податкова перевіряє ці електронні видаткові?

При перевірці ДПС Ви або маєте надати їх в електронному виді, або за вимогою ДПС роздрукувати на папері - як визначає ст. 9 Закону № 996 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155):

"6. У разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку з використанням електронних засобів оброблення інформації підприємство зобов’язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами."

6. Чи зручніше через Вчасно?

Це такий самий сервіс обміну електронними документами, як і МЕДок. Ви обираєте той, що Вам зручніший.

Раді допомогти, звертайтесь ще!