Дата дії апостиля та наслідки перерахування коштів нерезиденту

Апостіль - це лише спеціальний міжнародний штамп (квадратна печатка), який проставляється на офіційних документах для підтвердження їхньої справжності, підпису та печатки, і означає спрощену легалізацію документів, яка застосвується країнами-учасницями Гаазької конвенції 1961 року (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/995_082#Text).

Тобто, апостіть сам по собі не має строку дії, це не окремий документ.

Довідка про резидентство є дійсною протягом календарного року в якому вона видана.

Проте, маємо враховувати вимоги ст. 103 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20260101#n2311) щодо оформлення та застосвування довідки про статус податкового резиденства:

"103.4. Підставою для звільнення (зменшення) від оподаткування доходів із джерелом їх походження з України є подання нерезидентом з урахуванням особливостей, передбачених пунктами 103.5 і 103.6 цієї статті, особі (податковому агенту), яка виплачує йому доходи, довідки (або її нотаріально засвідченої копії), яка підтверджує, що нерезидент є резидентом країни, з якою укладено міжнародний договір України (далі - довідка), а також інших документів, якщо це передбачено міжнародним договором України.

103.5. Довідка видається компетентним (уповноваженим) органом відповідної країни, визначеним міжнародним договором України, за формою, затвердженою згідно із законодавством відповідної країни, і повинна бути належним чином легалізована, перекладена відповідно до законодавства України.

...103.8. Особа, яка виплачує доходи нерезидентові у звітному (податковому) році, у разі подання нерезидентом довідки з інформацією за попередній звітний податковий період (рік) може застосувати правила міжнародного договору України, зокрема щодо звільнення (зменшення) від оподаткування, у звітному (податковому) році з отриманням довідки після закінчення звітного (податкового) року.

...103.10. У разі неподання нерезидентом довідки відповідно до пункту 103.4 цієї статті доходи нерезидента із джерелом їх походження з України підлягають оподаткуванню відповідно до законодавства України з питань оподаткування."

Отже, на момент виплати доходу нерезиденту довідка про резиденство має відповідати вимогам п. 103.5 ПКУ -- бути легалізована (у Вашому випадку - має бути проставлений штамп "Апостіль") та перекладена на українську мову, переклад завірений нотаріально.

Відсутність апостілю та/або перекладу довідки на день виплати доходу не дає права застосувати норми Ковенції про зільнення (зменшення) від оподаткування податком на репатріацію.

ЗІР (102.16, https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=43731):

"Коли та за який звітний рік для застосування правил міжнародного договору України в частині звільнення від оподаткування або застосування пониженої ставки податку платник податку має отримати від нерезидента довідку про підтвердження статусу податкового резидента країни, з якою укладено міжнародний договір про уникнення подвійного оподаткування, якщо виплата нарахованих на користь нерезидента дивідендів за результатами попереднього 2024 року здійснюється у звітному 2025 році?
Відповідь:
Платник податків може застосувати правила міжнародного договору України в частині звільнення від оподаткування або застосування пониженої ставки податку у звітному 2025 році за умови отримання від нерезидента, на момент застосування таких правил довідки, якою підтверджується інформація, що нерезидент є резидентом країни, з якою укладено міжнародний договір України.
У разі, якщо під час застосування правил міжнародного договору України щодо звільнення (зменшення) від оподаткування у звітному 2025 році зазначена довідка відсутня, платник податків може застосувати такі правила за наявності наданої нерезидентом довідки з інформацією за попередній звітний 2024 рік.
В такому випадку довідка за 2025 звітний рік може бути надана після закінчення звітного 2025 року."

В Вашій ситуації на дату виплати доходу (08.01.2026) довідна про резиеднтсво ще не відповідала вимогам ст. 103 ПКУ (не було апостіля та нотаріального перекладу). Тому застосувати норми міжнародного договору (Конвенції) не було підстав.

Якщо Ви не утримали податок на репатріацію при виплаті доходу в цій ситуації, то при перевірці буде донарахований такий податок та застосований штраф за ст. 125-1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20260101#n18003).

Додатково рекомнедуємо отримати ІПК

Раді допомогти, звертайтесь ще!