Витрати на електронний підпис: порядок компенсації та звітність ТОВ

Так, відшкодувати у квітні можна, строків для самої компенсації немає, а наведений опис в авансовому звіті є допустимим.

Відповідно до пп. 170.9.3 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text підзвітна особа повинна подати підтвердні документи до закінчення місяця, що настає за місяцем здійснення витрат. Оскільки витрати понесені у березні, граничний строк подання документів — до 30 квітня 2026 року. Тому оформлення документів і їх затвердження у квітні є правомірним.

Щодо виплати компенсації, спеціальних строків Податковий кодекс України не встановлює. Право особи на відшкодування витрат, понесених в інтересах іншої особи, передбачено ст. 1160 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863. Отже, підприємство може компенсувати витрати як у квітні, так і пізніше після їх затвердження.

Відповідно до пп. 170.9.4 Податкового кодексу України, якщо працівник здійснив оплату із застосуванням власної платіжної картки і не виникає оподатковуваний дохід, подання авансового звіту за встановленою формою не є обов’язковим. Водночас для цілей бухгалтерського обліку та підтвердження підстави для компенсації доцільно оформити авансовий звіт або інший документ (заяву), який затверджується керівником.

Запропонований опис у авансовому звіті є коректним, оскільки містить всі необхідні реквізити: суть операції, постачальника, документ (Акт № 15 від 13.03.2026), суму 500,00 грн та відображення перевитрати 500,00 грн, що підлягає відшкодуванню.

Водночас потрібно врахувати, що згідно з пп. 170.9.2 Податкового кодексу України підтвердження витрат при оплаті платіжною карткою має включати не лише акт і чек, а й виписку з банківського рахунку працівника, яка підтверджує факт здійснення оплати саме цією особою. За відсутності такої виписки сума відшкодування може бути розцінена як додаткове благо з оподаткуванням ПДФО та військовим збором.

Також важливо, щоб витрати були пов’язані з господарською діяльністю підприємства (КЕП для директора відповідає вимогам ведення діяльності), а первинні документи відповідали вимогам ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text та Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17.

В обліку операція відображається на дату затвердження документів як заборгованість перед підзвітною особою та на дату фактичної виплати:

Оплата послуг (визнання витрат) — Дт 92 – Кт 372
Відшкодування директору — Дт 372 – Кт 311

Раді допомогти, звертайтесь ще!