Необхідні документи для сканування трудових книжок і довідок

Сканувати потрібно трудову книжку повністю, а додаткові документи — лише за наявності підстав (розбіжності, підтвердження стажу чи статусу).

Скан-копії трудової книжки подаються незалежно від мови її заповнення. Паспорт не замінює трудову книжку, а лише підтверджує актуальні персональні дані. Вимога подання саме скан-копій трудової книжки передбачена п. 4, 5 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 № 11-1.

У разі зміни прізвища документ, що підтверджує таку зміну (свідоцтво про шлюб, зміну імені тощо), подається обов’язково, якщо є розбіжності між трудовою книжкою та паспортом. Це необхідно для ідентифікації особи, а внесення змін до трудової книжки здійснюється на підставі відповідних документів (п. 2.13 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, наказ № 58 від 29.07.1993).

Запис про роботу за сумісництвом у трудову книжку вноситься лише за бажанням працівника за основним місцем роботи (ст. 48 Кодексу законів про працю України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08). Відсутність такого запису не має негативних наслідків, якщо відомості про роботу відображені у звітності роботодавця та містяться у Реєстрі застрахованих осіб.

Свідоцтво про народження дитини доцільно подавати для підтвердження періодів догляду за дитиною, які включаються до страхового стажу. Такий період підтверджується відповідними документами (п. 11 Порядку підтвердження наявного стажу роботи, затвердженого постановою КМУ від 12.08.1993 № 637).

Документи про інвалідність (довідка МСЕК, посвідчення) також подаються за наявності, оскільки вони підтверджують спеціальний статус, що може впливати на пенсійне забезпечення, і враховуються при обробці даних ПФУ (Порядок № 11-1).

Раді допомогти, звертайтесь ще!