Використання ЄЦП для підписання внутрішніх документів: правила та можливості
Якщо можна ЄЦП, то які правила? Чи можна це робити у Вчасно?
Так, керівник може підписувати внутрішні документи електронним підписом, у тому числі через систему «Вчасно», за умови дотримання вимог законодавства та внутрішніх документів підприємства.
Електронний документ визнається повноцінним документом, якщо він містить обов’язкові реквізити та створений у вигляді електронних даних. Такий документ може існувати без паперового аналога і використовуватися для оформлення наказів, актів та кадрових документів (Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» https://zakon.rada.gov.ua/go/851-15, ст. 5).
Ідентифікація автора електронного документа здійснюється за допомогою електронного підпису, а накладання такого підпису завершує створення документа. Тобто кваліфікований електронний підпис керівника має таку ж юридичну силу, як і власноручний підпис, і може використовуватися для підписання внутрішніх документів (Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» https://zakon.rada.gov.ua/go/851-15, ст. 6, 7).
Суб’єкти електронного документообігу мають право застосовувати електронні підписи на підставі закону або за домовленістю між собою. Тому підприємство може внутрішнім наказом або положенням визначити перелік документів (накази, акти введення в експлуатацію, кадрові документи), які створюються та підписуються виключно в електронній формі (Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» https://zakon.rada.gov.ua/go/851-15, ст. 14).
Водночас необхідно забезпечити належне зберігання електронних документів та можливість перевірки їх цілісності і достовірності протягом установлених строків. Електронні документи повинні зберігатися у форматі, що дозволяє підтвердити автора, дату і час підписання (Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» https://zakon.rada.gov.ua/go/851-15, ст. 13).
Використання системи «Вчасно» можливе за умови, що вона забезпечує накладання та перевірку електронного підпису, фіксацію часу підписання, збереження документів і їх цілісність. Якщо документ підписується кількома особами (наприклад, акт введення в експлуатацію), кожна з них повинна накласти власний електронний підпис.
Отже, підприємство може повністю перейти на електронний формат внутрішніх документів без дублювання на папері, якщо впроваджено електронний документообіг, і для цього доцільно затвердити розпорядчим докментом
Є приклад Положення про електронний документообіг ТОВ
Раді допомогти, звертайтесь ще!
Відповідь від 15 хвилин!
Підключіть сервіс «Особистий консультант» та отримайте рішення всіх ваших робочих завдань від найкращих експертів-практиків країни.
Чи можлива виплата відпускних разом із зарплатою працівників
Де знайти реєстр ПРРО, включених до Державного реєстру
Проблеми з перевезенням щебеню: ТТН та терміни виконання
Документи для аукціону: чи потрібні дозволи при продажу
Вибір КВЕД для ФОП, що ремонтує басейни та фонтани
Вплив договору консигнації на нарахування ПДВ у бізнесі
ФОП 3 групи: відображення доходів у декларації за квартал
Як виправити помилку з чеком у ПРРО післяплати
Термін реєстрації розрахунку-коригування: правомірність дій податкової служби
Чи потрібно зазначати суму у наказі про фінансову допомогу
Помилка збереження файлу під час підписання скан-копії трудової
Чи потрібно ФОП сплачувати податок на нерухомість за квартирою
Недоліки у заяві на лікарняні: як виправити ситуацію
Як правильно позначати вихідні дні під час простою
Необхідність додаткових документів при оцифруванні трудової книжки
Чи можна врахувати заблоковану податкову накладну у звіті
Надання додаткової відпустки УБД: терміни та порядок оформлення
Чи потрібно відображати загиблого мобілізованого працівника у Д1
Ліміт реєстрації ПДВ: врахування призупинених податкових зобов'язань
Можливість врахування благодійних витрат на купівлю автомобіля
