Як списувати пальне для автомобілів без надання послуг

1. Норми списання палива: як затвердити

На сьогодні у підприємств є вибір:

• використовувати власні норми, у тому числі ті, за основу яких було взято норми зі старого Наказу №43;
• використовувати базові норми та методичні рекомендації, про які йшлося вище;
• замовити розробку індивідуальних нормативів.

2. Документальне оформлення списання палива

Списувати пальне на витрати потрібно на підставі первинного документа, який підтверджує фактичне витрачання ПММ. У первинних документах доцільно детально описувати дані господарської операції, вказуючи:

• показники спідометра;
• пробіг у кілометрах;
• витрачену кількість ПММ;
• якщо виконувалися роботи, то обсяги виконаних робіт.

Для автотранспорту таким документом є подорожній лист. Для іншої техніки, робота якої вимірюється у годинах, — журнал обліку годин роботи.

Типової форми подорожнього листа наразі немає. Підприємство має розробити її самостійно (детальніше тут). Те саме стосується журналу або відомості для обліку роботи спеціальної техніки.

Це дозволяє уникнути додаткових питань під час перевірки ДПС, оскільки всі дані для визначення витрат наведено у первинних документах.

На підставі первинного документа складається акт списання, який затверджується керівником підприємства.

Списання палива на підприємстві: облік та зразки документів
Експерт пояснив, як затвердити норми списання палива; що таке коефіцієнти витрат пального; яка формула розрахунку нормативних витрат палива з коефіцієнтами та як відобразити в бухобліку перевитрату пального
https://7eminar.ua/news/2377-spisannya-paliva-na-pidprijemstvi

Один місячний подорожній лист автомобіля на одне авто не заборонено

Такий подорожній лист, вважаємо, повинен усе одно заповнюватися щодня, і в ньому слід відображати щоденні показники спідометра (при виїзді та поверненні), щоденний маршрут, пробіг автомобіля за день, витрату пального за день.

Однак при направленні водія у відрядження на кілька днів реалізувати цей варіант не вдасться з об’єктивних причин. Кількаденне службове відрядження водія на автомобілі слід оформляти одним подорожнім листом на всю поїздку. При цьому, на нашу думку, відображати щоденний кілометраж і розраховувати щоденні витрати пального у подорожніх листах, виписаних на кількаденне відрядження, не потрібно.Адже для водія така поїздка вважається одним виробничим завданням і на окремі дні не ділиться.

https://7eminar.ua/news/1998-podoroznii-list?page=8

Використання подорожніх листів не є суворо обов'язковим у їхній старій формі, але підприємство повинно мати первинний документ, що підтверджує зв'язок поїздок із господарською діяльністю.

Так, ви можете складати узагальнений Акт на списання в кінці місяця. Проте для його правомірності він повинен містити:
Дані про залишок пального в баку на початок і кінець місяця.
Показники спідометра на початок і кінець місяця.
Підтвердження того, що авто використовувалося саме в робочих цілях (наприклад, маршрут або загальна мета використання "забезпечення діяльності ТОВ").

Якщо податкова під час перевірки не побачить зв'язку поїздки директора з бізнесом (немає маршруту або лише загальні цифри), вона може розцінити це як додаткове благо директора, що потягне за собою нарахування ПДФО та ВЗ.

Раді допомогти, звертайтесь ще!