Правила утилізації документів: самостійно чи через підрядника

Самостійно можна, але спалювання — ризиковано; безпечніше подрібнення або передача спеціалізованій організації.

Відповідно до Закону України «Про управління відходами» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2320-20#Text, паперові відходи є відходами, поводження з якими має здійснюватися без шкоди для довкілля. Відкрите спалювання відходів без дотримання екологічних вимог заборонене і може спричинити відповідальність.

Щодо архівної частини, після погодження акта про вилучення документів для знищення, їх фактичне знищення оформлюється відповідно до правил діловодства:

знищення здійснюється комісією;
у вже погодженому акті робиться відмітка про спосіб знищення («знищено шляхом спалення» або іншим способом);
зазначається дата;
акт підписують члени комісії.
Залучення підрядника не є обов’язковим — підприємство може знищити документи самостійно. Але при передачі спеціалізованій організації додатково оформлюється накладна/акт приймання-передачі, що є найкращим доказом правильного поводження з відходами.

Ключовий ризик — саме спосіб «спалення». Якщо це відкрите спалювання на території підприємства, це може кваліфікуватися як порушення правил поводження з відходами та охорони атмосферного повітря, що тягне адміністративну відповідальність (Кодекс України про адміністративні правопорушення https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/80731-10).

Щоб уникнути штрафів:

не здійснювати відкрите спалювання на території;
або використовувати спеціалізоване обладнання (печі);
або обрати безпечний спосіб — подрібнення (шредер);
або передати документи ліцензованій організації з утилізації.
Таким чином, формально знищити можна самостійно, але для мінімізації ризиків з боку екології найкращий варіант — подрібнення або передача на утилізацію з документальним підтвердженням.

Раді допомогти, звертайтесь ще!