Правила утилізації документів підприємства на спрощеній системі

Перш за все маємо повідомити наступне

Згідно Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів (затверджений наказом МЮУ від 12.04.2012 № 578/5, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#n14), документи пов`язані з бухобліком, зберігаються протягом строків, визначених р. 4.2. Бу­х­га­л­тер­сь­кий об­лік та зві­т­ність

Зокрема, п. 336 вказує наступне:

"Пер­вин­ні до­ку­мен­ти і до­да­т­ки до них, що фі­к­су­ють факт ви­ко­нан­ня го­с­по­дар­сь­ких опе­рацій і стали під­ста­вою для за­пи­сів у регістрах бу­х­га­л­тер­сь­кого обліку та податкових документах (ка­со­ві, бан­ків­сь­кі до­ку­мен­ти, ордери, по­ві­до­м­лен­ня бан­ків і пе­ре­ка­з­ні ви­мо­ги, ви­пи­с­ки бан­ків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, на­ря­ди на ро­бо­ту, ак­ти про при­йман­ня, зда­ван­ня і спи­сан­ня май­на й ма­те­рі­а­лів, кви­та­н­ції і на­кла­д­ні з об­лі­ку то­вар­но-­ма­те­рі­аль­них цін­но­с­тей, рахунки-фактури, аван­со­ві зві­ти тощо)"

зберігаються протягом 5ти років, але з урахування примітки 1 до п. 186:

"1 Документи, пов’язані з предметом податкової перевірки, інспектування (ревізії) органу державного фінансового контролю та/або адміністративним чи судовим оскарженням прийнятого за її (його) результатами рішення, зберігаються не менше встановленого мінімального строку та протягом одного року після закінчення передбаченого законом строку для судового оскарження такого рішення, а у разі такого оскарження - протягом одного року з дня набрання законної сили судовим рішенням, яким закінчено розгляд справи, а у разі оскарження такого судового рішення - протягом трьох місяців з дня набрання законної сили остаточним судовим рішенням, подальше оскарження якого неможливе. Документи, щодо яких сплинув мінімальний строк зберігання, що стосуються звітних періодів, за які більше не може проводитись податкова перевірка, інспектування (ревізія), підлягають знищенню (крім тих, що можуть бути використані для документального забезпечення процесу відшкодування матеріальної шкоди, заподіяної внаслідок збройної агресії російської федерації та тимчасової окупації)."

ПКУ визначає наступне (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1110):

"44.3. Платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів та інформації, визначених пунктом 44.1 цієї статті, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством строків, але не менше:

44.3.1. 2555 днів - для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до статей 39 і 39-2 цього Кодексу;

44.3.2. 1825 днів - для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються особами, визначеними пунктом 133.1 статті 133, підпунктом 133.2.2 пункту 133.2 та пунктом 133.4 статті 133 цього Кодексу, а також юридичними особами, які обрали спрощену систему оподаткування, за винятком документів, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання згідно з підпунктом 44.3.1 цього пункту;

44.3.3. 1095 днів - для інших документів, на які не поширюються вимоги підпунктів 44.3.1 та 44.3.2 цього пункту;

44.3.4. 1095 днів - для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи.

Строки зберігання документів та інформації, визначені цим пунктом, розраховуються з дня подання податкової звітності чи іншої звітності, передбаченої цим Кодексом, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання - з передбаченого цим Кодексом граничного строку подання такої звітності, а для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, - з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів - з дня завершення строку їх дії).

У разі ліквідації платника податків документи, визначені пунктом 44.1 цієї статті, за період діяльності платника податків не менш як 1825 днів (2555 днів - для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до статей 39 і 39-2 цього Кодексу), що передували даті ліквідації платника податків, у встановленому законодавством порядку передаються до архіву.

Передбачені цим пунктом строки зберігання документів та інформації продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених пунктом 102.3 статті 102 цього Кодексу.

44.4. Якщо документи, визначені у пункті 44.1 цієї статті, пов'язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше строків, передбачених пунктом 44.3 цієї статті."

Також маємо пам`ятати, що строки проведення податкових перевірок по ст. 102 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20260101#n2287) зупинялися на період карантину по COVID-19 та воєнного стану з 18.03.2020 по 31.07.2023. І на сьогодні ще може бути проведена перевірка за періоди з 2019 року.

Отже, за періоди починаючи з 2019 року списувати документи, що стосуються податкового обілку, неможна.

Але ж ще є документи, які маю збергіатися більш тривалий строк, або постійно за визначенням Переліку № 578/5.

Для списання документів рекомендуємо дотримуватись наступних кроків згідно Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5 (далі – Правила №1000/5):

1) Формування описів справ

Під час визначення строків зберігання документів керуйтеся Переліком № 578/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#n14). Після аналізу номенклатури справ потрібно скласти описи справ трьох категорій: постійного, тривалого зберігання та з особового складу.

2) Підготовка акта про вилучення документів

Після завершення описів справ за визначений період слід скласти Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (далі – Акт). В Акті зазначають дані про відібрані для знищення справи, відповідно до форми, наведеної у Додатку 15 до Правил №1000/5. Кожному Акту присвоюють унікальний номер.

3) Проведення експертизи цінності

Для проведення експертизи створюють експертну комісію (далі – ЕК), до складу якої входять керівники служби діловодства, архівного підрозділу, працівники структурних підрозділів, а також представники експертно-перевірних комісій держархівів, у зоні комплектування яких перебуває юрособа (за згодою). Головою комісії зазвичай призначають заступника керівника підприємства (п. 14 Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів №1004, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1004-2007-%D0%BF#o41).

За результатами експертизи цієї комісії якої складають акти на знищення первинних документів

Рішення експертної комісії оформлюють протоколом. Рішення набирає чинності з моменту затвердження протоколу керівником підприємства.

Остаточне затвердження Акта здійснює керівник підприємства після погодження документів із відповідними архівними органами.

4) Знищення документів

Лише тоді, коли пройдено всі наведені вище кроки, підприємство може знищити документи, строк зберігання яких сплив.

Додатково про підготовку до списання та списання документів - див. https://7eminar.ua/news/8673-znishhennya-pervinnix-ta-insix-dokumentiv-na-pidprijemstvi

Сподобалась відповідь? Раді бути корисними.
Бачимо, що зовсім скоро у вас завершується доступ — подовжить його зі знижкою -50%, щоб і надалі ставити запитання в Особистому консультанті та отримувати відповіді експертів https://7eminar.ua/checkout/p-platform/professionalop?payType=card

Раді допомогти, звертайтесь ще!