Оформлення договору ФОП для визнання витрат на послуги

Для того щоб ФОП на загальній системі оподаткування міг включити витрати на бухгалтерські та консалтингові послуги до складу витрат, вони мають бути: документально підтверджені, оплачені та безпосередньо пов’язані з отриманням доходу.

1. Вимоги до Договору. Договір про надання послуг має бути укладений у письмовій формі згідно зі ст. 901–907 Цивільного кодексу України. Уникайте загальних формулювань типу «інформаційні послуги». Чітко визначте перелік: «ведення бухгалтерського та податкового обліку», «складання та подання звітності», «консультування з питань оподаткування».

Зазначте, що результатом послуг є підписані акти, подана звітність або письмові звіти/консультації. Чітко визначте порядок розрахунку вартості (фіксована сума за місяць або погодинна оплата з наданням деталізації витраченого часу).

2. Первинні документи (Акт та Рахунок). Акт приймання-передачі наданих послуг є головним документом для підтвердження витрат. Він повинен містити всі обов’язкові реквізити згідно зі ст. 9 Закону про бухоблік.

В акті не повинно бути просто «бухгалтерські послуги за березень». Має бути розшифровка: «складання декларації про доходи за 2025 рік», «обробка 50 первинних документів», «нарахування заробітної плати 3 працівникам». Обов’язково вказуйте номер і дату основного договору. Рахунок-фактура (інвойс) може використовуватися як підстава для оплати, а у певних випадках (якщо це передбачено договором) — і як замінник акту, якщо він оплачений.

3. Підтвердження «реальності» послуг (Звіти). Для консалтингових (консультаційних) послуг наявності лише акту часто недостатньо.

Верховний Суд у своїх рішеннях (наприклад, у справі №160/25897/21) наголошує, що документи мають підтверджувати фактичне використання послуг у діяльності. Якщо ви замовляєте консультацію, вона має бути оформлена письмово (електронно) як додаток до акту. Звіт повинен містити аналіз вашої ситуації та конкретні рекомендації. Ви повинні бути готові пояснити, як ці послуги допомогли отримати дохід або оптимізувати діяльність (наприклад, уникнення штрафів через правильний облік).

Але на сьогодні податківці наполягають на тому, що ФОП на ЗС не може включити до своїх витрат бухгалтерські та консалтингові послуги від сторонніх організацій, оскільки ФОП на ЗС не веде бухобліку і такі витрати прямо не зазначені у п. 1774 ПКУ (ЗІР, категорія 104.05) https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=31850)

Раді допомогти, звертайтесь ще!