Оподаткування компенсацій за пальне: нюанси для підприємства і працівників

Так, у разі компенсації вартості пального при використанні працівником власного авто без договору оренди/позички виникає додаткове благо, ПДФО та військовий збір нараховуються із застосуванням коефіцієнта, ЄСВ не нараховується; однак формально податки мають утримуватися з доходу, а не сплачуватися «зверху» без відображення утримання.

Компенсувати витрати на пальне працівнику, який використовує власне авто у відрядженні, можна двома способами:

Без оподаткування — якщо з працівником укладено договір оренди або позички автомобіля;
З оподаткуванням як додаткове благо — якщо такий договір відсутній, і компенсація виплачується за рішенням керівника.

В даному випадку буде саме другий варіант.

Компенсація нараховується як інша виплата працівнику (Дт 949 Кт 663), а не через розрахунки з підзвітними особами. Авансовий звіт для цієї суми не складається, а підставою для виплати є наказ керівника та підтвердні документи (чеки на пальне).

Відповідно до пп. «г» пп. 164.2.17 п. 164.2 ст. 164 Податкового кодексу України від 02.12.2010 № 2755-VI https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text суми, сплачені роботодавцем за фізичну особу, є її додатковим благом. Оскільки автомобіль не є службовим (відсутній договір оренди або позички), відшкодування пального не підпадає під норми пп. 170.9.1 ПКУ щодо неоподатковуваних витрат на відрядження.

Згідно з п. 164.5 ПКУ при наданні доходу у негрошовій формі база оподаткування ПДФО визначається із застосуванням натурального коефіцієнта (у 2025 році при ставці 18% — 1,219512). Військовий збір справляється за ставкою 5% (пп. 1.2 п. 16¹ підрозділу 10 розділу XX ПКУ), при цьому для ВЗ коефіцієнт не застосовується.

Щодо ЄСВ: відповідно до ст. 7 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску…» від 08.07.2010 № 2464-VI https://zakon.rada.gov.ua/go/2464-17 базою нарахування ЄСВ є суми, що входять до фонду оплати праці. Компенсація витрат за використання особистого транспорту не належить до фонду оплати праці згідно з п. 3.22 Інструкції зі статистики заробітної плати № 5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0114-04#Text, тому ЄСВ не нараховується.

Водночас згідно з пп. 168.1.1 п. 168.1 ст. 168 ПКУ податковий агент зобов’язаний утримувати ПДФО із суми доходу платника податку за його рахунок. Якщо підприємство фактично сплачує податки «зверху», не відображаючи їх як утримані з доходу, сума сплаченого податку вважається додатковим доходом працівника і знову підлягає оподаткуванню (виникає повторне додаткове благо).

Тому безпечний механізм — визначати суму нарахованого доходу із застосуванням коефіцієнта таким чином, щоб після утримання ПДФО та ВЗ працівник отримав суму, еквівалентну фактично понесеним витратам. У такому випадку податки формально утримуються з доходу, а не сплачуються окремо за рахунок підприємства.

Щодо витрат у податку на прибуток: об’єкт оподаткування визначається за пп. 134.1.1 ПКУ на підставі фінансового результату. Оскільки отримувачем є фізична особа — платник ПДФО, коригування за пп. 140.5.10 ПКУ не застосовується, і сума нарахованого додаткового блага включається до бухгалтерських витрат.

У наказі можна передбачити, що підприємство визначає суму компенсації у розмірі, який забезпечує працівнику отримання чистої суми витрат після оподаткування відповідно до ст. 164 та 168 ПКУ. Формулювання про «сплату податків за рахунок підприємства» без відображення утримання з доходу застосовувати не рекомендується, оскільки це суперечить механізму, визначеному ПКУ.

Раді допомогти, звертайтесь ще!