Компенсація витрат на бензин для директора: необхідність договору оренди авто

Так, підприємство може компенсувати витрати на пальне або укласти договір оренди авто, однак без договору оренди така компенсація буде оподатковуватися як додаткове благо.

Особа, яка виконує роботи або надає послуги за договором цивільно-правового характеру, не перебуває у трудових відносинах, тому норми щодо службових відряджень та гарантій працівникам не застосовуються. Правове регулювання здійснюється нормами Цивільного кодексу України від 16.01.2003 № 435-IV, зокрема ст. 837, 839, 901, 902. Якщо договором ЦПХ прямо не передбачено, що витрати виконавця включені до винагороди або підлягають окремій компенсації, будь-яке відшкодування витрат на пальне є доходом фізичної особи.

Якщо автомобіль не передано підприємству в користування на підставі договору найму (оренди), а підприємство лише компенсує витрати на пальне, така виплата є додатковим благом відповідно до пп. «г» пп. 164.2.17 Податкового кодексу України від 02.12.2010 № 2755-VI. Такий дохід включається до загального оподатковуваного доходу згідно з п. 164.1 ПКУ та оподатковується ПДФО за ставкою 18% (п. 167.1 ПКУ) і військовим збором 5% (пп. 1.3 п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ). Оскільки дохід надається у негрошовій формі (оплата пального підприємством), база оподаткування визначається із застосуванням натурального коефіцієнта відповідно до п. 164.5 ПКУ.

Для того щоб витрати на пальне визнавалися господарськими витратами підприємства, транспортний засіб має використовуватися на законних підставах. Відповідно до ст. 759 та ч. 1 ст. 798 ЦКУ за договором найму транспортного засобу одна сторона передає його у користування за плату. Згідно з ч. 2 ст. 799 ЦКУ договір найму транспортного засобу за участю фізичної особи підлягає нотаріальному посвідченню. За відсутності нотаріального посвідчення такий договір є нікчемним відповідно до ст. 220 ЦКУ.

У разі укладення нотаріально посвідченого договору оренди виплата орендної плати є доходом від надання майна в оренду та включається до оподатковуваного доходу згідно з пп. 164.2.5 ПКУ. Підприємство як податковий агент утримує ПДФО 18% (п. 167.1 ПКУ) та військовий збір 5% (пп. 1.3 п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ). ЄСВ на орендну плату не нараховується, оскільки відповідно до п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону України від 08.07.2010 № 2464-VI базою нарахування є винагорода за виконані роботи (надані послуги), а не орендна плата.

Витрати на пальне можуть включатися до витрат підприємства за наявності первинних документів відповідно до ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV. Для підтвердження господарського використання необхідно документально фіксувати маршрути, пробіг та мету поїздок. Частина використання автомобіля в особистих цілях не є господарською діяльністю у розумінні пп. 14.1.36 ПКУ і вартість такого пального підлягає оподаткуванню як додаткове благо.

Раді допомогти, звертайтесь ще!