Як правильно підписувати документи, виконуючи обов'язки директора

Якщо головний бухгалтер тимчасово виконує обов'язки директора, то на паперовому документі, що передбачає два підписи- з роллю керівника та роллю головного бухгалтера має зазначатись два підписи. Прізвище в обох ролях буде головного бухгалтера.

Згідно з гл.8 розд ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів, затвердженими наказом Мін’юсту №1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n177, якщо посадова особа, чиє прізвище зазначено в проєкті документа, відсутня, документ підписує особа, яка виконує її обов’язки. При цьому:

- обов’язково зазначається фактична посада, власне прізвище та ініціали особи, яка підписала документ.
- до найменування посади можуть додаватись слова "Виконуючий обов’язки" або "В.о.", якщо це передбачено наказом про тимчасове заступництво.
- заборонено підписувати документ із прийменником «за» або ставити похилу риску перед назвою посади.
Якщо обов'язки директора покладено на головного бухгалтера без звільнення від виконання основних обов'язків головного бухгалтера - перший підпис зазначається за визначеною в наказі про призначення посадою- "Головний бухгалтер" або "В.о. директора", другий підпис- "Головний бухгалтер".

Якщо працівника, який виконує обов'язки директора, призначено виконуючим обов'язки директора зі звільненням від своїх основних обов'язків, його посада буде звучати як тимчасово виконуючий обов'язки директора, документи від підписує «Тимчасово виконуючий обов’язки директора». Якщо це головний бухгалтер, то на його посаду необхідно призначити "Тимчасово виконуючого обов’язки головного бухгалтера".

Щодо підпису на електронних документах- підпис буде один, головного бухгалтера з роллю керівника. За роз'ясненням податкової ЗІР категорія 129.03 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=41794: якщо головного бухгалтера одночасно призначено тимчасово виконувати обов’язки керівника (директора), то при поданні податкової звітності в електронному вигляді, електронні підписи юридичної особи накладаються у такому порядку: першим – кваліфікований або удосконалений електронний підпис директора, другим – кваліфікована електронна печатка (за наявності), що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, попередньо змінивши, зокрема, в налаштуваннях Електронного кабінету поле «використання підписів».

Раді допомогти, звертайтесь ще!